Assistant-e de direction (H/F)

Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement Et du Logement Hauts-de-France (Dreal Hauts; Lille; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Bureau partagé

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

Formation continue

Job summary

Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Hauts-de-France (DREAL Hauts-de-France) recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir le directeur régional et les adjoint-es dans l'organisation quotidienne.

Vous assurez la coordination avec les cabinets et les secrétariats des autorités régionales, gérez les agendas, l'accueil, les mails et les déplacements, et participez à l'organisation des instances régionales (COMEX, CODIR, CODER) tout en respectant les

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Connaissance des services de la DREAL et de son environnement.
• Connaissance des règles de classement et d'archivage.
• Organisation et gestion multi-démarches, priorisation.
• Capacité à travailler avec le cabinet et les instances régionales (COMEX, CODIR, CODER).

Responsibilities

• Gestion des agendas de la direction régionale et des adjoint-es.
• Accueil téléphonique et gestion des boîtes mail et courrier.
• Organisation logistique des réunions (présentiel et visioconférence).
• Gestion des déplacements et des frais.
• Préparation des dossiers et pochette journalière.
• Assistance au secrétariat et coordination avec les secrétariats des autorités régionales.
• Organisation et préparation des instances (COMEX, CODIR, CODER).

Skills

Gestion d'agendas

Accueil téléphonique

Gestion des mails

Organisation

Archivage

Planification

Rigueur

Discrétion

Disponibilité

Travail en équipe

Tools

Suite Office

Archivage électronique

Job description

Vous assurerez le secrétariat du directeur régional et des directeur-rices adjoint-es et les assisterez dans l'organisation quotidienne de leur travail.

Vous participerez également aux fonctions de cabinet, notamment pour assurer la coordination avec les secrétariats des autorités régionales ainsi qu'à l'organisation et la préparation des diverses instances régionales.

Activités principales:

• Gestion des agendas direction
• Accueil téléphonique
• Gestion boîtes mail et courrier papier
• Suivi des parapheurs dématérialisés
• Organisation logistique de réunions (présentiel et visio)
• Gestion des déplacements et des frais de déplacement des directeur
• -trices
• Gestion des congés des directeur
• -trices
• Classement
• Préparation dossiers, pochette journalière
• Assistance à la gestion des boîtes mails (pré
• -tri des mails urgents) selon besoins

Fonctions de cabinet:

• Organisation et préparation des instances (COMEX, CODIR, CODER)
• Préparation et suivi de dossiers

Conditions particulières d'exercice

Groupe RIFSEEP: 1 ou 2 en fonction de l'ancienneté

Possibilité de télétravail selon les dispositions du document d'organisation du temps de travail de la DREAL et de son annexe relative au télétravail: 2 jours maximum de télétravail/semaine, adaptation possible en diminution selon l'effectif présent sur site (1 jour possible) - jour de présence obligatoire: lundi.

Bureau partagé

Participation à la permanence du secrétariat de direction (8h30/12h00 - 14h00/17h30) et à l'intérim de l'assistant-e absent-e

Accès aux agendas du directeur, des directeur-rices adjoint-es, des membres du COMEX
Accès aux outils de réservation de salles et matériels, de billets de train, à E-Temptation, à Chorus-DT, aux boîtes mail DREAL et direction

Profil recherché

Compétences techniques:

• maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• connaître les services de la DREAL et son environnement
• connaître les règles de classement et d'archivage

Compétences transversales:

• avoir le sens de l'organisation et de la méthode
• savoir gérer des demandes multiples et hiérarchiser les priorités
• savoir planifier son travail et l'organiser dans un cadre collectif
• respecter des échéances
• avoir une bonne expérience du fonctionnement des organisations
• savoir faire preuve de rigueur
• avoir des capacités d'initiative

Compétences relationnelles:

• savoir faire preuve de discrétion
• savoir faire preuve de disponibilité

Mode d'acquisition

• formation continue

Présentation de Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement Et du Logement Hauts-de-France (Dreal Hauts-de-France)

La direction est composée d?un directeur, assisté de 3 directeur-trices adjoint-es et d'un secrétariat de direction, composée de 2 assistant-es de direction. Une fonction cabinet est animée par la directrice de cabinet. Des missions et pôles sont rattachés à la direction:

• mission littoral et façade maritime
  • mission sécurité
• défense
• mission partenariats extérieures et relations publiques
  • pôle achats
• marchés
• pôle service social régional
• pôle médecine de prévention
• service juridique mutualisé