Assistant(e) de direction et appui à la gestion administrative (H/F)

Direction Régionale Et Interdépartementale de l'Hébergement Et du Logement d'Ile-de-France (Drihl); Nanterre; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

La DRIHL Île-de-France recrute un(e) assistant(e) de direction en binôme, chargé(e) de l’accueil et de l’orientation, de la gestion du courrier et de l’agenda, ainsi que du soutien logistique et RH.

Le poste implique la gestion des déplacements, l’organisation des réunions et le classement des dossiers avec une exigence de discrétion et d’autonomie. Catégorie C, travail en bureau équipé et horaires adaptés.

Qualifications

• Compétences en gestion administrative (secretariat, logistique, RH).
• Maîtrise des applications bureautiques courantes.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs.
• Gestion du courrier et distribution des circulaires.
• Gestion de l’agenda, des déplacements et organisation des réunions.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Maîtrise bureautique

Education

Baccalauréat

Tools

MS Office

Job description

1) En binôme sur le secrétariat de direction, et en lien avec le secrétariat du service de l'habitat et de la rénovation urbaine:

• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs et des appels
• Gestion du courrier (suivi et distribution), distribution des circulaires et périodiques
• Gestion de l'agenda, des déplacements et de l'organisation des réunions
• Constitution des fonds de dossiers de réunion

2) Dans le domaine de la logistique:

• Estimer le coût d'une opération, d'un événement ; solliciter des devis
• Effectuer des missions logistiques de soutien pour les services opérationnels
• Contrôler et réceptionner les prestations des équipes techniques ou des entreprises intervenant sur site
• Classement et archivage de documents

3) Dans le domaine des ressources humaines, en appui à la mission d'appui au pilotage (MAP):

• Instruire, pour les actes de gestion des ressources humaines, les procédures de gestion administrative courantes, en lien avec la mission d?appui au pilotage (campagnes de mobilité, promotion, entretien professionnel, etc.)
• Traitement des questions courantes posées par les agents, en veillant au respect du règlement intérieur de la DRIHL
• Recueil des demandes de formation, suivi des visites médicales et des questions liées à l'hygiène et à la sécurité

Relations internes et externes:

• En interne: direction et ensemble des services, bureaux et agents de l'UD DRIHL 92, responsable de la mission d'appui au pilotage (lien fonctionnel) , Secrétariat Général de la DRIHL, service en charge de la logistique de la DRIEAT et services numériques.
• En externe: services de la préfecture et autres services de l'Etat dans le département, Conseil départemental et autres collectivités territoriales, bailleurs sociaux

Conditions particulières d'exercice

Poste de travail avec équipement bureautique

Horaires ajustables dans le cadre du règlement intérieur (plage fixe et plage variable)

Catégorie C

Numéro renoirh: E000001092

Rifseep: 2

Profil recherché

Compétences nécessaires et/ou à développer:

Compétences techniques

• Connaissance des règles de base en matière de gestion administrative (secrétariat, logistique et ressources humaines)
• Maîtrise des applications bureautiques courantes.

Compétences transversales

• Faire preuve d'organisation et de méthode.
• Savoir travailler en autonomie et savoir rendre compte.

Compétences relationnelles

• Sens du contact, capacité à travailler en lien avec différents interlocuteurs.
• Faire preuve d'une grande discrétion.

Modes d'acquisition

Par la voie de formations et par un tutorat si nécessaire

Profils recherchés, antériorité éventuellement nécessaire:

Une expérience dans un service déconcentré ou la pratique de la gestion des ressources humaines serait appréciée mais sans constituer un préalable. Divers profils peuvent convenir

Présentation de Direction Régionale Et Interdépartementale de l'Hébergement Et du Logement d'Ile-de-France (Drihl)

La DRIHL met en oeuvre les politiques publiques visant à mettre à l'abri, héberger et faciliter l'accès au logement des plus démunis, ainsi qu'à construire et à rénover des logements pour tous. Elle compte près de 500 agents répartis entre son siège parisien et ses 4 unités départementales (75, 92, 93 et 94) relevant de 3 ministères (écologie-logement, intérieur et ministères sociaux) .

L'unité départementale des Hauts-de-Seine compte environ 90 agents, répartis sur 2 services.

Le/la titulaire du poste d'assistant(e) de direction de l'unité départementale 92 assurera également une mission transverse à la direction par un appui à la logistique d?une part, et à la mission d'appui au pilotage sur le domaine des ressources humaines, d'autre part