Assistant-e de direction de l'unité départementale du Val-de-Marne de la DRIEAT (H/F)

Direction Régionale Et Interdépartementale de l'Environnement, de l'Aménagement Et des Transports d'Ile-de-France (Drieat); Créteil; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Matériel informatique fourni

Job summary

Direction Régionale Et Interdépartementale de l'Environnement, de l'Aménagement Et des Transports d'Ile-de-France (Drieat) recherche un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) pour assurer le bon fonctionnement du trio de direction UD94 et le fonctionnement quotidien du service.

Vous assurerez la gestion des agendas, la préparation des réunions, le suivi des notes et la rédaction des comptes rendus, en lien avec les services et les partenaires, tout en assurant confidentialité et discrétion.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques usuels.
• Très bonnes qualités rédactionnelles.
• Savoir rendre compte de ses activités.

Responsibilities

• Prévoir et gérer les agendas et l'organisation des réunions en lien avec la direction et les services associés.
• Assurer le suivi des notes à l'attention du corps préfectoral et des partenaires.
• Contribuer à des outils de suivi des dossiers et coordonner les assistantes.
• Participer au CODIR, rédiger le compte rendu et assurer le suivi des suites.
• Veiller au fonctionnement quotidien (courrier, courrier électronique, accueil des partenaires, archivage).
• Coordonner les intérims entre les services et la direction.
• Être référente Maarch et soutenir l'organisation des temps de travail et des évènements.
• Appuyer la direction sur la communication de l'UD et sur les actions transverses.

Skills

outils bureautiques

rédactionnel

rendre compte

organisation

réseau/équipe

Maarch

discrétion

initiative

écoute

Tools

Maarch

Job description

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'unité départementale UD du Val-de-Marne (et de ses deux adjointes) , vos principales missions sont:

• Prévoir et assurer la gestion des agendas et l'organisation des réunions, en lien avec les services et la direction de la DRIEAT(leurs secrétariats) , la préfecture et les sous
• -préfectures (leurs secrétariats), les collectivités et autres partenaires ;
• - Anticiper et préparer les dossiers en lien avec les services et la direction ;
• - Assurer le suivi des notes à l'attention du corps préfectoral ;
• - Mettre en place et/ou contribuer à la formalisation d'outils de suivi des dossiers en lien avec les services métiers de la DRIEAT et le cas échéant, les compléter en sollicitant les référents identifiés ;
• - Participer au CODIR, rédiger le CR et assurer le suivi des suites à donner en lien avec les chefs (fes) et assistantes des services à l'UD94 ;
• - Veiller au bon fonctionnement et à la gestion du quotidien: gestion du courrier, des parapheurs, le suivi de la boite email fonctionnelle de la direction, répondre aux sollicitations téléphoniques, assurer l'accueil des partenaires, veiller à l'organisation du réseau et à l'archivage numérique et papiers (…) ;
• - Assurer la coordination des autres assistantes des services pour les intérims mutuels services/direction
• - Etre (co) référente Maarch (logiciel de partage des courriers en interne à la DRIEAT)
• - Participer à l'organisation des temps de travail collectifs et de convivialité (séminaire de l'UD, CODIR spécifiques, forum de rentrée…) ;
• - Appuyer la direction sur la communication de l'UD: message direction, invitations aux évènements de l'UD (dont le café des archives mensuel dont vous assurez la programmation en lien avec les services) , élaboration d'une revue de presse hebdomadaire ou thématique (…) ;
• Appuyer, le cas échéant la référente RH sur la consolidation des réponses sur les procédures collectives (mobilités, …) ;

Conditions particulières d'exercice

• - groupe RIFSEEP: G2
• - n° poste RenoiRH à rappeler: 1054750837
• - télétravail envisageable, maximum 2 journées par semaine (qui peut varier d'une semaine à l'autre) , après une période d'adaptation au poste,
• - bureau seul, téléphone et ordinateur portables,
• - disponibilité adaptée à l'organisation du trio de direction

Profil recherché

Poste B/B+ expérimenté

*Compétences techniques:

• - maîtriser les outils de bureautique classiques,
• - avoir de très bonnes qualités rédactionnelles,
• - savoir rendre compte de ses activités,

*Compétences transversales:

• - faire preuve d'organisation, de rigueur et de méthode,
• - savoir travailler en équipe et en réseau,
• - une connaissance de l'organisation des services de l'État et de la DRIEAT serait un plus.

*Compétences relationnelles:

• - faire preuve de discrétion et de confidentialité,
• - être disponible, réactif et savoir prendre des initiatives,
• - avoir sens de l'écoute

Présentation de Direction Régionale Et Interdépartementale de l'Environnement, de l'Aménagement Et des Transports d'Ile-de-France (Drieat)

La DRIEAT élabore et met en oeuvre les politiques de l'État en matière d'environnement, de développement et d'aménagement durables. Elle est ainsi impliquée dans la mise en oeuvre du Grand Paris. Elle s'appuie, en petite couronne, sur des unités départementales (UD) , placées sous l'autorité fonctionnelle du préfet de département, pour assurer ses missions en matière d'urbanisme et de construction durable, d'aménagement et de planification territoriale, de contrôle des installations classées, d'éducation et de sécurité routières ainsi que de contrôle des véhicules.

Le trio de direction de l'UD94, qui compte 130 agents, est assisté d'une assistante de direction