Assistant·e de Direction H/F

Actis (Oph de la Metropole Grenobloise); Grenoble; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13e mois

Intéressement

Tickets restaurant

Mutuelle

Forfait mobilité durable

Télétravail et flexibilité horaire

RTT

Résumé du poste

ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, recherche un Assistant de direction H/F en CDD. Rattaché au Service Secretariat de Direction, vous accompagnez la Responsable du Secretariat et contribuez au bon fonctionnement de la gouvernance.

Vous coordonnez les agendas, organisez les rendez-vous et réunions, rédigez et diffusez les courriers et emails, et assurez l’accueil téléphonique et des visiteurs. Bac +2 en secretariat ou assistanat exigé, expérience souhaitée.

Qualifications

• Bac+2 en secrétariat ou assistanat requis.
• Expérience sur un poste similaire appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des méthodes de secrétariat.

Responsabilités

• Coordonner les agendas en tenant compte des priorités et imprévus.
• Organiser les rendez-vous et préparer les réunions.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers et emails.
• Garantir la diffusion des informations et le suivi des échanges.
• Accueillir téléphoniquement et orienter les interlocuteurs.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Réactivité

Polyvalence

Rédaction et communication

Maîtrise bureautique

Formation

Bac+2 en secrétariat/assistanat

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Avec un parc de 12 500 logements et équivalents, ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, est un partenaire reconnu des collectivités territoriales sur les différents axes d?intervention des politiques locales de l?habitat : gestion de proximité, construction, renouvellement urbain, développement soutenable des territoires, ?Fort d?un collectif de 250 salariés, professionnels de l?habitat, ACTIS axe son projet d?entreprise sur la "Qualité de Service" et la "Qualité de Vie au Travail".

A propos d ACTISAvec un parc de 12 500 logements et equivalents, ACTIS, bailleur de la metropole grenobloise, est un partenaire reconnu des collectivites territoriales sur les differents axes d intervention des politiques locales de l habitat : gestion de proximite, construction, renouvellement urbain, developpement durable des territoires.Fort d un collectif de 250 salaries, professionnels de l habitat, ACTIS place la Qualite de Service et la Qualite de Vie au Travail au coeur de son projet d entreprise.Le posteNous recherchons un Assistant de direction H/F en CDD.Rattache au Service Secretariat de Direction - Direction Generale, vous accompagnez la Responsable du Secretariat de direction et contribuez au bon fonctionnement de la gouvernance d ACTIS.Veritable partenaire de l equipe de direction, vous anticipez les besoins, coordonnez les activites et assurez un soutien administratif et organisationnel au President, au Directeur General et aux Directeurs de Pole.Interface entre l equipe de direction et les interlocuteurs internes et externes (services, administrateurs, collectivites, associations de locataires, prestataires), vous veillez a la bonne circulation des informations, au respect des echeances et a la continuite de service.Vous faites preuve d organisation, de discretion, de reactivite et d un excellent sens du service dans un environnement ou les priorites evoluent rapidement.

Vos missionsCoordonner les agendas en tenant compte des priorites, des contraintes et des imprevus.Organiser les rendez vous et preparer les reunions.Rediger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, e mails et documents.Garantir la diffusion des informations et le suivi des echanges.Planifier, preparer et coordonner les reunions, commissions et instances internes.Constituer les dossiers necessaires et assurer leur suivi administratif.Organiser les deplacements et les evenements ponctuels (seminaires, reunions, temps institutionnels).Assurer le suivi des dossiers confies par l equipe de direction et respecter les echeances.Centraliser et fiabiliser les informations utiles a la prise de decision.Participer a l amelioration continue des methodes de fonctionnement du secretariat de direction.Assurer l accueil telephonique du standard d ACTIS.Accueillir les visiteurs et orienter les appels.Faciliter les relations avec les partenaires internes et externes en garantissant un accueil de qualite et un traitement reactif des demandes.

Profil rechercheBac +2 en secretariat ou assistanat de direction.Minimum 3 ans d experience sur un poste similaire.Bonne maitrise des outils bureautiques.Excellentes qualites redactionnelles et de communication.La connaissance de l environnement des collectivites locales est un plus.

Qualites attenduesExcellent sens de l organisation et capacite a gerer les priorites.Discretion et respect de la confidentialite.Reactivite et capacite d adaptation.Polyvalence et bon relationnel.Sens du service et capacite d anticipation.

Ce que nous vous offronsRemuneration attractive.13e mois et interessement.Titres restaurant et mutuelle avantageuse.Forfait mobilite durable.Teletravail et flexibilite horaire.RTT et equilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.Management base sur la confiance et l autonomie.Possibilites de formation et de mobilite interne.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Planification des tâches et gestion des prioritésQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Location de logementsListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.