Assistant(e) de direction H/F

AFMTéléthon; Arrondissement d'Évry; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

AFM-Téléthon, basé à Évry, recherche un(e) assistant(e) de direction pour la direction juridique des affaires scientifiques et médicales et l’Institut des Biothérapies.

Vous assurez l’assistanat quotidien et intervenez au besoin auprès de la Directrice juridique et de l’équipe. Vous gérez l’agenda, préparez les réunions et assurez le suivi administratif des dossiers et contrats.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat de direction dans un environnement exigeant.
• Très bonnes capacités d’organisation et relationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et de l’anglais fonctionnel.

Responsibilities

• Gérer l’agenda de la Directrice juridique, organiser ses rendez-vous et coordonner les demandes de réunions internes et externes.
• Organiser et préparer les réunions : invitations, ordres du jour, logistique, préparation des dossiers et documents nécessaires.
• Participer, lorsque nécessaire, aux réunions afin d’en rédiger les comptes rendus, assurer leur diffusion et suivre les décisions prises.
• Assurer l’interface avec les différentes directions de l’AFM-Téléthon et de l’Institut des Biothérapies.
• Assurer le suivi administratif des dossiers et des contrats, notamment leur circuit de mise en signature.
• Mettre à jour la base de données et les tableaux de suivi des contrats.
• Assurer le suivi des documents, classement et archivage au sein de la Direction.
• Gérer le courrier : ouverture, diffusion, rédaction de certains courriers et suivi.
• Apporter un appui dans le suivi de certains dossiers : collecte d’informations et synthèses.
• Assurer le suivi de la facturation des consultants externes et contribuer au suivi des brevets.
• Suivre les informations administratives relatives à l’équipe : plannings prévisionnels et absences.

Skills

Organisation

Rigueur

Anglais opérationnel

Education

Expérience en assistanat de direction

Tools

Suite bureautique

Job description

Entité de rattachement

L'AFM-Téléthon, association de malades et parents de malades, est un acteur majeur de la recherche biomédicale pour les maladies rares, grâce aux dons du Téléthon qu'elle organise chaque premier week-end de décembre. Ses missions : accélérer le développement des thérapies innovantes grâce notamment à une force de frappe de 500 experts scientifiques au sein de l'Institut des biothérapies ; accompagner les familles au quotidien, défendre leur accès à des soins de qualité et ses droits. Rejoindre l'Association, c'est contribuer au combat contre des maladies qui touchent plus de 3 millions de personnes en France, c'est participer à une révolution de la médecine qui sauve des vies, c'est s'engager dans une aventure humaine exceptionnelle

L’AFM-Téléthon recherche pour sa Direction juridique des affaires scientifiques et médicales et l’Institut des Biothérapies.

Basé à Evry

Au cœur d’un environnement scientifique, médical et juridique exigeant, vous jouez un rôle clé dans l’organisation quotidienne de la Direction et contribuez au bon suivi de ses activités.

Rattaché(e) à la Directrice juridique, vous assurez son assistanat au quotidien et intervenez également, selon les besoins, en appui de la Directrice juridique adjointe et de l’équipe.

À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :

• Gérer l’agenda de la Directrice juridique, organiser ses rendez-vous et coordonner les demandes de réunions internes et externes ;
• Organiser et préparer les réunions : invitations, ordres du jour, logistique, préparation des dossiers et documents nécessaires ;
• Participer, lorsque nécessaire, aux réunions afin d’en rédiger les comptes rendus, assurer leur diffusion et suivre les décisions prises ;
• Assurer l’interface avec les différentes directions de l’AFM-Téléthon et de l’Institut des Biothérapies ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers et des contrats, notamment leur circuit de mise en signature ;
• Mettre à jour la base de données et les tableaux de suivi des contrats ;
• Assurer la gestion, le classement numérique et l’archivage des documents, dossiers et correspondances de la Direction ;
• Gérer le courrier : ouverture, diffusion, rédaction de certains courriers et suivi ;
• Apporter un appui dans le suivi de certains dossiers : collecte d’informations auprès des différentes directions, réalisation de notes et de synthèses, relances et consolidation des informations ;
• Assurer le suivi de la facturation des consultants externes et contribuer au suivi de la facturation liée au portefeuille de brevets ;
• Assurer le suivi des informations administratives relatives à l’équipe : plannings prévisionnels, absences et transmission des éléments nécessaires aux Ressources Humaines.

Vous disposez d’une expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement acquise dans un environnement exigeant nécessitant de gérer plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à anticiper les besoins d’une Direction.

Vous disposez également :

• D’une excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
• D’une bonne maîtrise de l’anglais ;
  D’excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles ;
• D’un grand sens de la confidentialité et de la discrétion ;
• D’une réelle capacité d’adaptation et de souplesse ;
• D’une capacité à gérer les priorités et à évoluer dans un environnement où les urgences peuvent régulièrement faire évoluer l’organisation de la journée.
• Curieux(se), réactif(ve) et impliqué(e), vous appréciez comprendre les sujets sur lesquels vous intervenez afin d’apporter un soutien efficace et fiable à votre Direction.