Assistant(e) de direction H/F

AFM-TÉLÉTHON; Île-de-France; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

AFM-Téléthon recherche un(e) Assistant(e) de direction pour sa Direction juridique des affaires scientifiques et médicales et l'Institut des Biothérapies. Basé à Evry, vous assurez l'assistanat quotidien de la Directrice juridique et appuyez l'équipe selon les besoins, dans un cadre administratif et juridique exigeant.

CDD Temps plein jusqu'au 31/12/26, vous coordonnez l'agenda, préparez les réunions et assurez le suivi des dossiers et des contrats, avec une interface active entre les directions

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la Directrice juridique, organiser ses rendez-vous et coordonner les demandes de réunions internes et externes
• Organiser et préparer les réunions : invitations, ordres du jour, logistique, préparation des dossiers et documents nécessaires
• Rédiger les comptes rendus des réunions et suivre les décisions
• Assurer l'interface avec les différentes directions et l'Institut des Biothérapies
• Suivre l'administratif des dossiers et des contrats, et leur circuit de mise en signature
• Mettre à jour la base de données et les tableaux de suivi des contrats
• Gérer le classement et l'archivage des documents et correspondances
• Suivre le courrier et rédiger certains courriers
• Apporter un appui dans le suivi de certains dossiers et notes de synthèse
• Suivre la facturation des consultants externes et du portefeuille de brevets
• Suivre les informations administratives relatives à l'équipe (plannings, absences, RH)

Description du poste

L'AFM-Téléthon recherche pour sa Direction juridique des affaires scientifiques et médicales et l'Institut des Biothérapies.

Un(e) Assistant(e) de direction H/F

CDD Temps plein jusqu'au 31/12/26

Basé à Evry

Au coeur d'un environnement scientifique, médical et juridique exigeant, vous jouez un rôle clé dans l'organisation quotidienne de la Direction et contribuez au bon suivi de ses activités.

Vos principales missions

• Rattaché(e) à la Directrice juridique, vous assurez son assistanat au quotidien et intervenez également, selon les besoins, en appui de la Directrice juridique adjointe et de l'équipe.
• Gérer l'agenda de la Directrice juridique, organiser ses rendez-vous et coordonner les demandes de réunions internes et externes
• Organiser et préparer les réunions : invitations, ordres du jour, logistique, préparation des dossiers et documents nécessaires
• Participer, lorsque nécessaire, aux réunions afin d'en rédiger les comptes rendus, assurer leur diffusion et suivre les décisions prises
• Assurer l'interface avec les différentes directions de l'AFM-Téléthon et de l'Institut des Biothérapies
• Assurer le suivi administratif des dossiers et des contrats, notamment leur circuit de mise en signature
• Mettre à jour la base de données et les tableaux de suivi des contrats
• Assurer la gestion, le classement numérique et l'archivage des documents, dossiers et correspondances de la Direction
• Gérer le courrier : ouverture, diffusion, rédaction de certains courriers et suivi
• Apporter un appui dans le suivi de certains dossiers : collecte d'informations auprès des différentes directions, réalisation de notes et de synthèses, relances et consolidation des informations
• Assurer le suivi de la facturation des consultants externes et contribuer au suivi de la facturation liée au portefeuille de brevets
• Assurer le suivi des informations administratives relatives à l'équipe : plannings prévisionnels, absences et transmission des éléments nécessaires aux Ressources Humaines