Assistant(e) de Direction Générale - Paris 75017 H/F

IMMO DE FRANCE PARIS ILE DE FRANCE; Paris; Hybrid; EUR 40,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Prise en charge du transport quotidien

Télétravail occasionnel

Mutuelle & Prévoyance

Job summary

Immo de France Paris Ile-de-France - CPH Immobilier recherche un(e) Assistant(e) de Direction Générale en CDI, basé(e) à Paris 75017. Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurez un rôle transversal mêlant assistanat, gestion juridique des sociétés et coordination administrative.

Vous assurerez la gestion des agendas, des réunions et des documents, tout en supervisant les aspects liés aux contrats, assurances et conformité.

Qualifications

• Formation supérieure Bac+2 minimum dans les domaines immobiliers (BTS Professions Immobilières, Gestion de la PME, SAM ou équivalent).
• Expérience significative dans l’immobilier, idéalement en assistanat de direction, gestion administrative et juridique.
• Participation à l’organisation et au suivi des conseils d’administration et assemblées générales.

Responsibilities

• Gestion juridique et administrative des sociétés: suivi CA/AG, registres, ouvertures et fermetures d’établissements, relations avec commissaires aux comptes et greffe, suivis des contrats et assurances, contrôles réglementaires des locaux.
• Assistanat auprès de la Direction Générale, Financière et RH: gestion des agendas, organisation des réunions, supports et comptes-rendus, suivi des contrats et notes de frais.
• Gestion des moyens généraux et de l’environnement de travail: interface avec prestataires, gestion des badges, maintenance et fournitures, contrôles de sécurité.
• Support aux activités métiers: participation aux réponses aux appels d’offres, gestion des pouvoirs et documents administratifs destinés partenaires, suivi des assurances spécifiques.
• Organisation des instances de gouvernance: planification et préparation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales, coordination des convocations et documents.
• Gestion de la flotte automobile: renouvellements, livraisons, restitutions, gestion des amendes et des conducteurs, communication des procédures.
• Conformité réglementaire et assurances: gestion des cartes professionnelles, attestations, suivis des formations, relations avec les assureurs et organes de contrôle.

Skills

Rigueur

Organisation

Discrétion

Sens du service

Education

BTS Professions Immobilières

Gestion de la PME

SAM ou équivalent

Job description

Immo de France Paris Ile-de-France - CPH Immobilier, groupe leader dans l'immobilier proposant tous les services de l'immobilier à ses clients : copropriété, gestion locative, location et vente, recherche dans le cadre de son développement, un(e) Assistant(e) de Direction Générale H/F en CDI, basé(e) à Paris (75017).

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurez un rôle transversal mêlant assistanat de direction, gestion juridique des sociétés, administration générale et coordination opérationnelle. Votre fonction s’articule autour de plusieurs axes :

1. Gestion juridique et administrative des sociétés

• Suivi de la vie juridique des entités (CA, AG, registres légaux)
• Organisation des ouvertures et fermetures d’établissements en lien avec les partenaires juridiques
• Gestion des relations avec les commissaires aux comptes, le greffe du tribunal et les organismes réglementaires
• Suivi des contrats, baux, assurances et sinistres
• Coordination des contrôles réglementaires des locaux

2. Assistanat auprès de la Direction Générale, Financière et RH

• Gestion des agendas et de l’organisation des réunions de direction
• Préparation des supports, comptes-rendus et courriers
• Suivi administratif des contrats et des documents réglementaires
• Gestion des congés et notes de frais des membres du CODIR

3. Gestion des moyens généraux et de l’environnement de travail

• Interface avec les prestataires et le gestionnaire du siège
• Suivi des badges d’accès, des interventions techniques, de l’entretien des locaux et des fournitures
• Coordination des contrôles de sécurité et des prestations de maintenance

4. Support aux activités métiers

• Participation aux réponses aux appels d’offres
• Gestion des pouvoirs et documents administratifs destinés aux partenaires (banques, notaires, etc.)
• Suivi des contrats d’assurances spécifiques de l’entreprise

5. Organisation des instances de gouvernance

• Planification et préparation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales
• Coordination des convocations, documents et échanges avec les conseils externes

6. Gestion de la flotte automobile

• Suivi des renouvellements, livraisons et restitutions de véhicules de fonction
• Gestion administrative des amendes et des désignations de conducteurs
• Communication des procédures et documents aux utilisateurs

7. Conformité réglementaire et assurances

• Gestion des cartes professionnelles, récépissés et attestations collaborateurs
• Suivi des obligations de formation réglementaires des dirigeants
• Relations avec les organismes de garantie financière, d’assurance et de contrôle (CEGC, ORIAS, CNCEF)

Profil recherché

De formation supérieure Bac +2 minimum (BTS Professions Immobilières, Gestion de la PME, SAM ou équivalent), vous justifiez d’une expérience significative dans l’immobilier, idéalement sur des fonctions d’assistanat de direction, de gestion administrative et juridique. Vous avez déjà participé à l’organisation et au suivi des conseils d’administration et assemblées générales.

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent sens de l’anticipation, vous savez gérer des dossiers variés avec discrétion et confidentialité. À l’aise avec les outils informatiques, vous appréciez la polyvalence, la diversité des missions et les échanges avec de nombreux interlocuteurs. Votre réactivité, votre disponibilité et votre sens du service seront des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction transverse au sein d’un groupe immobilier.

Rémunération

Fourchette salariale : De 40 000 à 45 000 € par an

Rémunération sur 13 mois selon profil

• Prise en charge du transport quotidien
• Télétravail occasionnel
• Mutuelle & Prévoyance