Assistante Administrative

Fondation ACOLEA; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Fondation ACOLEA recherche un assistant administratif en CDI potentiel, après une phase en CDD, pour soutenir le service AEA et le siège dans les missions administratives quotidiennes.

Le poste requiert un Bac+2 en bureautique, une maîtrise des outils Word/Excel et des progiciels comme Octime et NEMO. Travail en équipe et discrétion indispensables, avec possibilité d'évolution vers CDI.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac à Bac+2, spécialisation bureautique et secrétariat.
• Bon niveau rédactionnel et orthographe impeccable.
• Capacité à travailler en équipe et à anticiper les besoins.
• Maîtrise des outils informatiques et des progiciels listés est un plus.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des familles et partenaires.
• Gestion du secrétariat classique: courrier, mails, classement et archivage.
• Secrétariat de direction: tableaux de bord, notes, rédaction de documents et comptes rendus.
• Suivi des dossiers, mise à jour des bases de données et soutien RH au siège.

Connaissances

Maîtrise Outlook

Maîtrise Word

Maîtrise Excel

Maîtrise PowerPoint

Formation

Bac à Bac+2, secrétariat

Outils

Octime

NEMO

Notilus

N2F

Yooze

Layan

Chorus

Description du poste

A Propos De L'AEA

Le service AEA (Aide Educative Administrative) est placé sous l’autorité du directeur de secteur Protection de l’enfance Rhône d’ACOLEA, (composé de 3 Maisons d’enfants, 1 service adolescents, 1 service jeunes majeurs, 3 services de placement à domicile, un dispositif d’accueil d’urgence et un service d’AEA) et dirigé par une directrice et une directrice adjointe en charge de l’AEA. Le service est composé d'une équipe dynamique de 19 référents éducatifs, 4 éducatrices jeunes enfants, 2 éducateurs sportifs, 3 chefs de services, 4 postes d’assistantes administratives et 2 psychologues. L'équipe participe activement à la construction et l’évaluation continue des modalités d'accompagnement.

A Propos De L'AEA

Le service AEA (Aide Educative Administrative) est placé sous l’autorité du directeur de secteur Protection de l’enfance Rhône d’ACOLEA, (composé de 3 Maisons d’enfants, 1 service adolescents, 1 service jeunes majeurs, 3 services de placement à domicile, un dispositif d’accueil d’urgence et un service d’AEA) et dirigé par une directrice et une directrice adjointe en charge de l’AEA. Le service est composé d'une équipe dynamique de 19 référents éducatifs, 4 éducatrices jeunes enfants, 2 éducateurs sportifs, 3 chefs de services, 4 postes d’assistantes administratives et 2 psychologues. L'équipe participe activement à la construction et l’évaluation continue des modalités d'accompagnement.

A propos du poste :

CDD pouvant évoluer vers à CDI à compter du 1er Août 2026.

Les Missions Principales

En tant qu’assistant administratif, vous aurez pour missions, en lien avec le Siège social de la fondation :

Accueil physique et téléphonique (familles, personnes extérieures),

Secrétariat classique : traitement et diffusion des courriers, mails, appels téléphoniques, dossiers, documents, classement et archivage.

Secrétariat de direction : tenue de tableaux de bord, prise de note, saisie, mise en forme, rédaction de courriers, de documents, de compte rendu, organisation logistique de réunions.

Secrétariat de mission éducative : en lien constant avec les chefs de service, mise en forme et envoi d’écrits professionnels après validation de la direction, Gestion des dossiers famille (ouverture, mises à jour, clôture), Mise à jour régulière de bases de données de suivi d’activité, Mise à jour du logiciel de suivi des usagers. Lien constant avec les gestionnaires des Maisons du Rhône. Statistiques diverses en vue de la rédaction du rapport d’activité annuel.

Prise de relais des tâches spécifiques, en l’absence de l’assistant administratif en charge des missions : facturation des prix de journées, Eléments Variables de Paie, commande et gestion des Tickets Restaurant.

Ressources humaines : rôle de relais RH avec le siège de la fondation, préparation des éléments variables de paies, gestion des dossiers du personnel, gestion des contrats et déclaration d’embauche, gestion des arrêts de travail, de la mutuelle santé, Déclaration d’accidents du travail, Mise à jour régulière des tableaux de bord.

Le contenu de ces attributions est susceptible d'évoluer en fonction des nécessités du service.

Une Fondation à la politique RH ambitieuse misant sur l’Evolution des Carrières, la Formation et la Qualité de Vie au Travail, mais aussi sur l’embauche de professionnels en situation de handicap ou en insertion.

Profil Recherché

Diplôme de Bac à Bac +2, spécialisation en bureautique et secrétariat

Compétences Requises

• Maîtrise exigée des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
• Connaissance des progiciels suivants serait un plus : Octime, NEMO, Notilus, N2F, Yooze, Layan, Chorus
• Capacité de travailler en équipe
• Maîtrise rédactionnelle et bon niveau d’orthographe
• Faire preuve d’organisation et d’anticipation
• Rigueur
• Sens de l’accueil, Aisance relationnelle
• Discrétion et respect de la confidentialité

Connaissance de la Protection de l’enfance ou du médico-social appréciée

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