Assistant de gestion H/F

ADMR; Saintes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association d'aide à domicile recherche un·e assistant·e de gestion pour optimiser l'organisation du service. Vous serez en charge de la gestion administrative, de la planification des interventions et du suivi qualité. Les qualités requises incluent une grande capacité d'adaptation et d'excellentes compétences relationnelles. Le candidat idéal sera proactif et autonome, prêt à travailler avec des bénévoles et des responsables associatifs.

Qualifications

• Organisation, planification, anticipation et optimisation sont essentielles.
• Capacité à se servir d'outils bureautiques et de planification.
• Professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité requis.

Responsabilités

• Assurer un accueil professionnel et bienveillant.
• Constituer les dossiers d’embauche et suivre les employés.
• Élaborer et optimiser le planning des intervenant·e·s.

Connaissances

Aisance à l’écrit comme à l’oral

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification

Rigueur et autonomie

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Qualités relationnelles : écoute et communication

Description du poste

Description Du Poste

En tant qu’assistant·e de gestion, vous aurez un rôle clé dans l’organisation et l’efficacité du service d’aide à domicile. Véritable pilier administratif et opérationnel, vous contribuez à la qualité de nos interventions auprès des clients.

Vos principales missions

Accueil & support administratif

• Assurer un accueil professionnel, bienveillant et efficace.
• Réaliser les opérations administratives du quotidien et veiller à la bonne organisation des espaces d’accueil.
• Participer aux permanences de la plateforme départementale si nécessaire.

Gestion administrative du personnel

• Constituer les dossiers d’embauche (DPAE, contrats, documents administratifs, visites médicales).
• Suivre les dossiers salariés tout au long du contrat.
• Mettre à jour le registre unique du personnel.
• Préparer le planning des congés et accompagner les responsables dans le suivi RH.

Gestion et optimisation des plannings

Cœur du poste : vous êtes l’architecte de l’organisation des interventions.

• Élaborer, ajuster et optimiser les plannings des intervenant·e·s, dans le respect du droit du travail.
• Garantir la continuité de service et anticiper les imprévus.
• Optimiser les tournées en tenant compte de la géographie, des compétences, des disponibilités et des besoins clients.
• Contribuer à l’équilibrage des ratios de gestion (heures planifiées / heures réalisées, équilibre des contrats, cohérence des charges de travail).
• Suivre l’activité grâce aux outils de planification et à la télégestion.

Suivi qualité & relation clients

• Répondre aux demandes et observations des clients.
• Assurer le suivi des prestations tout au long du contrat.
• Réaliser des visites à domicile et accompagnements terrain.

Gestion financière

• Participer au recouvrement des factures.
• Effectuer les enregistrements comptables courants.

Travail en lien avec les bénévoles et les présidents d’association

• Collaborer quotidiennement avec les bénévoles et les présidents des associations locales.
• Adapter sa communication à des interlocuteurs non salariés mais employeurs des aides à domicile.
• Faciliter la prise de décisions et fluidifier les échanges entre salariés, bénévoles et responsables associatifs.
• Représenter la Fédération tout en respectant le fonctionnement de l’association locale.

Profil recherché

Vous Êtes La Personne Idéale Si

• Vous aimez organiser, planifier, anticiper et optimiser.
• Les chiffres, indicateurs et ratios de gestion ne vous font pas peur.
• Vous avez un excellent sens du service et une grande capacité d’adaptation.

Compétences attendues

• Aisance à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification.
• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Qualités relationnelles : écoute, communication adaptée, diplomatie, travail en équipe.

Savoir-être

• Professionnalisme, discrétion, respect de la confidentialité.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Capacité à prendre du recul, analyser les situations et proposer des solutions.

Qualités indispensables pour tenir ce poste

• Proactivité
• Patient(e) + ferme (face aux clients et salariés)
• Réactif·ve
• Capable de décisions rapides
• Très autonome

Compétences relationnelles spécifiques ADMR

• Savoir travailler en partenariat étroit avec les bénévoles et présidents d’associations, qui sont les employeurs des intervenants.
• Être capable d’adapter sa posture entre collaborateurs salariés (Fédération) et responsables élus (associations locales).
• Faire preuve de diplomatie, de pédagogie et de respect du fonctionnement associatif.
• Avoir une attitude constructive, ni trop rigide, ni trop passive.

Nous apprécierons particulièrement les candidats capables de s’adapter rapidement et de prendre leurs fonctions sans délai.