Assistant(e) de Direction — DLA et DAF, Secrétariat

Centre-Hospitalier-Intercommunal-De-Poissy-Saint-Germain-En-Laye-Site-Hospitalier-De-Poissy; Poissy; On-site; EUR 33,000 - 40,000; Full time

Job summary

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye recrute un(e) Assistant(e) de direction partagé(e) entre la DLA et la DAF, afin d’assurer le secrétariat et l’appui administratif des directeurs des deux directions. Le poste exige une organisation irréprochable, une gestion des agendas et une coordination efficace des interventions.

Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint et Excel), faire preuve de discrétion, et assurer l’interface avec les

Qualifications

• Expérience dans des fonctions d'assistant(e) ou de secrétaire de direction.
• Connaissance du fonctionnement hospitalier.
• Connaissance de l'organisation institutionnelle, de ses interlocuteurs et de ses règles.

Responsibilities

• Accueil et gestion des agendas.
• Gérer et organiser les agendas des directeurs;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique;
• Organiser les rendez-vous et réunions et assurer leur coordination;
• Anticiper les échéances et alerter les directeurs lorsque nécessaire.
• Gestion du courrier et des documents
• Assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants;
• Assurer la circulation des documents auprès des services et interlocuteurs concernés;
• Suivre les courriers et dossiers en attente;
• Gérer les parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles;
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents;
• Organiser et tenir à jour les dossiers numériques partagés des secrétariats.
• Appui administratif
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes d'information et autres documents;
• Veiller à la qualité formelle des documents produits ou transmis par les directions et au respect des règles institutionnelles de présentation;
• Préparer et organiser les réunions;
• Contribuer à la préparation et au suivi administratif des dossiers;
• Assurer les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement des directions.
• Gestion et circulation de l'information
• Recueillir, traiter, hiérarchiser et transmettre les informations utiles;
• Identifier les demandes urgentes ou nécessitant un traitement prioritaire;
• Assurer l'interface entre les directeurs, les équipes des deux directions, les autres directions fonctionnelles et les interlocuteurs extérieurs;
• Garantir la confidentialité des informations et documents traités.

Skills

Secrétariat

Gestion des agendas

Rédaction

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Discrétion

Gestion du temps

Travail en équipe

Tools

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Job description

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye recrute un(e) Assistant(e) de direction partagé(e) entre la DLA et la DAF, afin d’assurer le secrétariat et l’appui administratif des directeurs des deux directions. Le poste exige une organisation irréprochable, une gestion des agendas et une coordination efficace des interventions.

Le candidat doit maîtriser les outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint et Excel), faire preuve de discrétion, et assurer l’interface avec les