Assistant·e de direction - DIRECTION GENERALE [104485]

Etablissement Public de Santé Mentale de La Réunion - EPSMR; Saint-Paul; Sur place; EUR 22 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

LEPSMR est à la recherche d’un chargé(e) de secrétariat et assistanat pour soutenir la direction. Vous assurerez le suivi des dossiers, diffuser les directives et préparer les réunions stratégiques, avec une vigilance sur les délais et le classement des documents.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services et les directeurs adjoints, en garantissant discrétion, rigueur et qualité rédactionnelle dans toutes les communications et comptes rendus.

Qualifications

• Expérience solide en secrétariat et assistanat.
• Connaissance du milieu hospitalier souhaitée.
• Maîtrise du Pack Office et rédactionnelles.
• Bonnes qualités de synthèse et planification.
• Rigueur, discrétion et sens du service.

Responsabilités

• Assurer la gestion et le suivi des dossiers au Secrétariat de Direction.
• Mettre à jour le calendrier prévisionnel des réunions.
• Assurer la continuité des CODIR.
• Gérer les congés et les évaluations des directeurs adjoints.
• Diffuser les directives et collecter les informations entre la direction et les services.
• Assister le responsable dans l’organisation administrative de sa direction.
• Participer aux réunions de direction: prise de notes et rédaction des relevés.
• Organiser les réunions stratégiques et préparer les dossiers.
• Préparer les dossiers courants (rédaction, mise en forme, classement).
• Suivre les affaires en cours et le courrier arrivant/sortant.

Connaissances

Rédaction et synthèse

Planification des réunions

Discrétion

Disponibilité / sens du service

Aisance relationnelle

Organisation administrative

Outils

Pack Office

Description du poste

- Assurer la gestion et le suivi des dossiers au Secrétariat de Direction.

- Mise à jour du calendrier prévisionnel des réunions

- Continuité des CODIR

- Gestion des congés, évaluations des directeurs adjoints

- Assurer entre la direction et les différents services du CHOR et de l’EPSMR, la diffusion des directives et la collecte des informations nécessaires au suivi des dossiers

- Assister le responsable dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction

- Participer aux réunions de direction : prise de notes et rédaction des relevés de conclusion

- Organiser les réunions stratégiques (préparer les dossiers et assurer la logistique)

- Préparer les dossiers courants (assistanat classique : rédaction, mise en forme, classement informatique et physique)

- Assurer le suivi administratif des affaires en cours et des courriers arrivants et sortants (suivi des échéances, tableau de suivi)

- Intervenir sur tous les dossiers d’actualité qu’aura à gérer la direction générale (frappe de document, mise en forme, préparation de dossier)

Autres détails

Profil recherché

Savoir / Expérience

- Une solide expérience en secrétariat et assistanat

- Une connaissance du milieu hospitalier est souhaitée

Savoir faire

- Des qualités de rédaction et de synthèse

- Suivre avec rigueur les dossiers courants

- Connaissance sur les techniques et protocoles

- Maîtrise du Pack Office

- Planification des réunions

Savoir être

- Discrétion, dynamisme, pragmatisme

- Capacité d’écoute – disponibilité, sens du service, aisance relationnelle

- Polyvalence, rigueur,

- Capacité d’alerte de la hiérarchie

- Capacité à hiérarchiser les priorités

- Capacité à travailler en équipe

Description de l'établissement

L'Etablissement Public de Santé Mentale de la Réunion assure la prévention, l'hospitalisation et le suivi après hospitalisation pour les patients des territoires de santé Nord, Ouest et Est du département (population du bassin concerné : plus de 540 000 habitants). Il dispose de 532 lits et places répartis sur deux sites d'hospitalisation complète (Grand Pourpier et Bras Fusil) et sur une quarantaine d'autres structures dont : - 14 hôpitaux de jour, - 15 Centre Médico-Psychologiques, - 3 Centres d'Accueil Thérapeutiques à Temps Partiel, - 2 Unités d'Accueil Psychiatrique dans les hôpitaux généraux - 2 Unités d'Hospitalisation de Courte Durée, - 1 Etablissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), - 1 Service médico-social d'accueil pour les adultes handicapés, - 1 Maison des adolescents (Kaz'Ados Saint-Denis), - 1 Centre de ressources pour auteurs de violences sexuelles, - 1 unité de psycho-traumatologie, - 1 Centre d'appui en réhabilitation, - 1 Service médico-psychologique régional (en milieu carcéral).

L'établissement promeut l'égalité des chances et place au cœur de sa politique de gestion des ressources humaines la lutte contre toute forme de discrimination liée à l'âge, au sexe, à l'origine, au handicap ou toute autre caractéristique personnelle.

Etablissement Public de Santé Mentale de La Réunion - EPSMR

42 Chem. Grand Pourpier, St Paul 97460, Réunion