ASSISTANT(E) DE DIRECTION

CHU DE MONTPELLIER; Montpellier; Sur place; EUR 29 000 - 39 000; Plein temps

Résumé du poste

CHU de Montpellier recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation Continue pour accompagner les Directrices et faciliter la gestion administrative. Le poste implique l’organisation d’agendas, la coordination de réunions et le traitement des courriers et documents RH.

La fonction couvre le secrétariat, les commandes et le suivi des déplacements, avec une forte exigence de discrétion et de fiabilité.

Qualifications

• Connaissance du statut des personnels non médicaux de la fonction publique hospitalière.
• Savoir rédiger des notes et des analyses relatives à son domaine de compétence.
• Bonnes capacités de communication et d’écoute au travail en équipe.
• Accueil, orientation et renseignement du public au sein de l’établissement.

Responsabilités

• Gestion de l’emploi du temps et de l’agenda des Directrices des Ressources Humaines.
• Organisation des réunions internes et externes et suivi des dossiers.
• Gestion du secrétariat et de la circulation de l’information.
• Organisation des Journées d’Accueil des Nouveaux recrutés et logistique associée.
• Activités complémentaires selon les besoins ponctuels de la direction.

Connaissances

Connaissance statut RH hospitalière

Rédaction notes / analyses

Communication interpersonnelle

Accueil et relationnel public

Outils

M-RH

Intranet RH

GED

Portail CHUM’4U

Yousign

Description du poste

La Direction des Ressources Humaines est chargée de la gestion du personnel non médical du CHU, de son recrutement à sa retraite en passant par les diverses étapes d’une carrière professionnelle (maladie, avancement, formation, etc.).

L’assistant(e) de direction accompagne les Directeurs des Ressources Humaines afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de leur activité.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder :

gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers…

Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.

Organisation de l’emploi du temps des Directrices des Ressources Humaines

• Prise de rendez-vous, gestion des agendas, organisation et suivi des déplacements (ordre de mission, frais de déplacement, billets de train, véhicules), préparation des dossiers ;.
• Planification et organisation de réunions internes et externes annuelles ou ponctuelles (réservation de salle, convocations des participants, préparation des dossiers, envoi des documents).

Gestion du secrétariat

• Accueil physique et téléphonique (information, orientation, public externe et agent du CHU) ;.
• Lancement et suivi des commandes (papeterie, prestation café) ;.
• Gestion des déménagements du service.

Gestion et suivi des correspondances RH

• Traitement du courrier entrant et sortant de la DRH (interne et externe, gestion);
• Mise en forme de courriers, rapports, notes et reproductions de documents.

Organisation des Journées d'Accueil des Nouveaux Recrutés

• Planification des dates sur les agendas des intervenants (en lien avec les disponibilités de la Directrice Générale) et diffusion de la note de service ;.
• Réservation des salles (amphi Lapeyronie et salles de réception La Colombière) ;.
• Logistique en amont et en aval des journées : mise à jour des listes des nouveaux agents, envoi des convocations (agents et cadres, par mail et voie interne), commande des prestations (pause-café, buffet), reprographie, mise en place logistique et présence le jour de la session d’accueil, etc.

Activités complémentaires en fonction des besoins ponctuels de la direction

• Elections Professionnelles
• Poste bénéficiant de la NBI ;.
• Permanence à tenir jusqu’à 17h30 en alternance avec l’autre assistante.

- Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue

- Directrices adjointes des Ressources Humaines et de la Formation Continue

Secteur : Direction des Ressources Humaines et de la Formation Continue

Activité du poste : 100 %

Horaires : 8h-16h ou 9h30-17h30 ou 8h30-16h30

Repos : week-end et jours fériés

Profil recherché

Compétences techniques

• Connaissance du statut des personnels non médicaux de la fonction publique hospitalière
• Savoir rédiger des notes, des analyses relatives à son domaine de compétence

Compétences relationnelles

• Communication / relations interpersonnelles dans son équipe et au sein de la DRHF
• Lien avec les autres partenaires de l’établissement (syndicats, service de santé au travail, autres directions, cadres des services…)
• Accueil, orientation, renseignement du public

Contribution à l'organisation

• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (procédure, traçabilité…)
• Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s’adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais

Compétences spécifiques liées au poste

• Logiciel dédié à la gestion RH (M-RH) et intranet
• Outils bureautiques généraux (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
• Kiosque RH et Portail RH
• Logiciels spécifiques (GED, portail CHUM’4U, SPPART, REGO, Yousign, etc.)
• Discrétion, confidentialité ;.
• Rigueur et organisation ;.
• Esprit d’équipe, sens de l’écoute, diplomatie, patience et sens de la synthèse ;.
• Capacité d’adaptation, réactivité, autonomie et polyvalence ;.
• Force de proposition, esprit d’initiative.

Connaissance et appétences dans les Ressources Humaines et la Fonction Publique Hospitalière.

Description de l'établissement

180 métiers, 1 sens commun.

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