Assistant / Assistante de direction (H/F)

France Travail; Villejuif; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Villejuif recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assurer le secrétariat et l’appui administratif de la direction. Vous organisez l’agenda et les déplacements, assurez le suivi des rendez-vous et transmettez les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction.

Vous prenez en charge la rédaction et la mise en forme des documents, le classement et l’archivage, ainsi que le suivi budgétaire et le paiement des factures, tout en garantissant confidentialité et rigueur.

Qualifications

• Poste en CDI au sein de la mairie/collectivité.
• Rigueur et discrétion requises dans l’appui administratif.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et l’appui administratif de la direction.
• Gérer l’agenda, les déplacements et les réunions.
• Rédiger et mettre en forme les documents, suivre les dossiers et les factures.

Description du poste

Assistant / Assistante de direction (H/F)

Assistant / Assistante de direction (H/F) 94 - Villejuif

Offre n° 6751903
Assistant / Assistante de direction (H/F)

PRÉSENTATION DE L'ORGANISATIONL'ADN de notre collectivité ? Une volonté affirmée de construire une ville plus solidaire, engagée dans la transition écologique et tournée vers la participation citoyenne. Rejoignez-nous : ensemble nous sommes Villejuif et Villejuif a le visage de chacun d'entre nous !DESCRIPTION DES MISSIONSDans le cadre des orientations portées par la municipalité en matière de transition écologique et d'achats responsables, la Ville de Villejuif fait de l'achat public un levier stratégique au service du développement durable, de l'innovation et de l'économie sociale et solidaire.Avec près de 20 millions d'euros d'achats publics annuels, le service de l'achat public joue un rôle essentiel dans l'accompagnement des directions, la sécurisation des procédures et la mise en œuvre d'une politique d'achats durables, structurée notamment par la charte des achats durables adoptée en octobre 2024.Au sein de la Direction des affaires juridiques et de l'achat public (DAJAP), en tant qu'assistant-e de direction, vous assurez un rôle central d'appui administratif et organisationnel auprès de la direction. Vous contribuez au bon fonctionnement de la direction à travers l'organisation de l'activité quotidienne, la rédaction et la mise en forme de documents administratifs, le suivi des projets et des dossiers, ainsi que la gestion de l'accueil téléphonique, physique et électronique. Vous participez également à l'organisation et à la planification des réunions.En outre, la gestion financière des contentieux confiés à des avocats et/ou gérés en interne exige un suivi régulier et rigoureux, en lien avec les institutions judiciaires mais aussi les professionnels du droit (notaires, avocats, huissiers) amenés à travailler pour la collectivité.C'est dans ce contexte que vous intégrerez une équipe expérimentée et engagée, contribuant au suivi administratif et organisationnel des activités de la direction, dans un environnement exigeant et dynamique.PROFIL RECHERCHÉAu sein de la direction DAJAP, vous assurez le secrétariat et l'appui administratif de la direction et de ses services. Vous organisez l'agenda et les déplacements de la directrice ou du directeur, assurez le suivi des rendez-vous et transmettez les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Vous contribuez à instaurer une relation de confiance avec la direction et l'ensemble de ses interlocuteurs.Vous prenez en charge la rédaction, la mise en forme, la saisie, le classement et l'archivage des documents administratifs, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Vous assurez également le suivi administratif et budgétaire des activités, renseignez les tableaux de suivi et êtes le relais des partenaires extérieurs, notamment pour la gestion et le paiement de leurs factures.Une connaissance du logiciel CIRIL constitue un atout.Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, renseignez les interlocuteurs, filtrez et transmettez les messages en adaptant votre communication à chaque situation. Vous participez enfin à l'organisation et à la planification des réunions : préparation des ordres du jour et des documents, prise de notes, rédaction des comptes rendus, réservation des salles et préparation du matériel et des outils de visioconférence.

Type de contrat CDI
Contrat travail Salaire

• Salaire brut : Annuel de 26820.0 Euros

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable