Assistant de Direction F/H

CHU; Toulouse; Sur place; EUR 24 000 - 26 500; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant du personnel

Avantages sociaux

Résumé du poste

Le CHU de Toulouse recrute un/une assistant(e) de direction en CDD de 6 mois, renouvelable, sur le site Hôtel-Dieu Saint-Jacques. Vous assurerez l’accueil, la gestion des agendas, la rédaction de courriers et l’organisation des réunions.

Titulaire d’un Bac+2 en assistanat de direction ou équivalent, vous disposez d’une expérience en secrétariat et en gestion administrative dans le secteur public ou privé, avec maîtrise du Pack Office et d’Outlook.

Qualifications

• Titulaire d’un Bac+2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience en secrétariat et en gestion administrative dans le secteur public et/ou privé.

Responsabilités

• Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de l’information et des documents.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les demandes.
• Gérer les agendas de la direction générale et les déplacements/événements.
• Organiser les réunions: planification, salle, invitations et dossiers.
• Rédaction de courriers et comptes-rendus; gestion du courrier entrant et transmission.
• Gérer les gardes de direction et les listes de diffusion; suivre congés et absences.
• Contribuer à la gestion des délégations de signature et des décisions.
• Gestion des fournitures du secrétariat et archives.

Connaissances

Secrétariat

Organisation

Relationnel

Maîtrise Pack Office

Formation

Bac+2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent

Outils

Pack Office

Outlook

Description du poste

A propos de nous

Au cœur de la région Occitanie Ouest et d’une agglomération au taux de croissance démographique soutenu, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Toulouse est la structure sanitaire de référence sur son territoire, reconnu au niveau nationalcomme le 1er établissement public hospitalier de France (dernier palmarès du journal Le Point). Constitué de plusieurs sites répartis au nord et au sud de la ville,le CHU de Toulouse est un des premiers employeurs de la région, accomplissant ses missions de soins, de prévention, d’enseignement etde recherchegrâce à près de4 000 médecinset12 000 personnels hospitaliers(soit près de 16 000 personnes au service de la santé). Il prend en charge environ 280 000 patients et réalise 900 000 consultations externes chaque année, ce qui le situe auquatrième rang des hôpitaux françaisen matière d’activité. Le CHU de Toulouse propose divers profils au sein de ses14 pôles médicaux, ses5 pôles-médico-techniquesmais également dans sesdirections supports(administration générale, ressources matérielles et recherche)

Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois, renouvelable, un(e) assistant(e) de direction (F/H) à la Direction Générale, sur le site de l’Hôtel Dieu Saint-Jacques.

Votre mission, si vous l’acceptez

Véritable interlocuteur entre la Direction Générale et les interlocuteurs internes/externes, l’assistant(e) de direction aura pour missionsde :

• Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

• Assurer l’accueil physique et téléphonique: renseigner et orienter, gérer les demandes

• Assurer la gestion des agendas de la direction générale en cohérence avec les objectifs et priorités de chaque directeur

• Gérer les déplacements ou tous autres évènements pour la Direction Générale

• Assurer l’organisation de réunions: planification, réservation de salle, invitation, préparation des dossiers

• Rédaction de courriers, comptes-rendus de réunion

• Gestion des courriers: réception du courrier entrant, tri du courrier, envois aux directions concernées, suivi des courriers transmis à la signature de la direction générale: réception, mise à la signature, correction et diffusion

• Organiser les gardes de direction: élaborer et suivre le calendrier des gardes de Directeur(trice)s, gérer la valise de garde (mise à jour hebdomadaire avec dépôt des rapports de garde) et gérer les listes de diffusion.

• Gérer les dossiers statutaires et d’évaluation des Directeur(trice)s-Adjoint(e)s, et suivre administrativement leurs congés annuels et absences.

• Prioriser les informations/dossiers à traiter pour la Direction Générale (messagerie, notes, documents, etc.).

• Être en appui dans la gestion de certaines instances ou réunions (Directoire, Conseil de Surveillance, Comité de direction, Réunion de coordination sites et pôles).

• Gérer les délégations de signature et les décisions de la direction générale.

• Gérer les fournitures au sein du secrétariat: contrôle du stock, recensement des besoins, commandes, réception et distribution ainsi que les archives de la direction générale.

• Organiser la gestion logistique pour la direction: ouverture et fermeture du service, gestion du matériel et des travaux,…

Le profil idéal

Être titulaire d’une formation de niveau Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou d’un diplôme équivalent.

Justifier d’une expérience en secrétariat et en gestion administrative, acquise dans le secteur public et/ou privé. Maîtriser les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).

Disposer de qualités relationnelles adaptées à la diversité des interlocuteurs et faire preuve d’un sens de l’accueil et du service.

Conditions de recrutement

Rejoindre le CHU de Toulouse c’est bénéficier:

• D’un environnement de travail de qualité au sein de l’Hôtel dieu St-Jacques, avec des facilités d’accès (crèches, transport) et avantages sociaux (CE/CGOS, aides à la mobilité…)

• Restaurant du personnel et repas à emporter (4,15€ le repas)

• 25 congés + 3 jours de fractionnement et 19 RTT

• CDD de 6 mois, reconductible

Intégrer le CHU de Toulouse, c’est participer au quotidien à une offre de soins d’excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.

Salaire : De 24000 à 26500 € (Euros) par an

Expérience : Tous niveaux d’expérience