Assistant(e) de direction

Isula; Bastia; On-site; EUR 20,000 - 28,000; Full time

Job summary

Collectivité de Corse recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer le fonctionnement administratif courant de la Direction Lingua Corsa et servir de premier niveau d’accueil et de traitement des sollicitations externes et internes.

Rattaché(e) à la Directrice Lingua Corsa, il/elle garantira la fluidité de l’information, le suivi des dossiers et l’organisation des outils de travail, dans un cadre bilingue français/corse et en coordination avec l’ensemble des services de la direction.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et accueil du public au sein d’une collectivité.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
• Capacité d’organisation et de suivi des dossiers et tableaux de bord.

Responsibilities

• Assurer l’accueil et le standard bilingue français/corse.
• Gérer l’adresse électronique et traiter les sollicitations en FR ou en corse.
• Suivre les dossiers et transmettre aux services concernés.
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi et des documents administratifs.
• Apporter un premier niveau d’appui RH et coordonner avec les services RH.

Skills

Accueil téléphonique bilingue

Gestion du standard

Suivi administratif

Organisation documentaire

Bureautique avancée

Job description

Entité : Direction Générale des Services

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux ; Rédacteurs Territoriaux

Filière : Filière administrative

Grade : Adjoint administratif ; Rédacteur

Catégorie : Catégorie C ; Catégorie B

Poste d'encadrement : Non

Rattaché(e) directement à la Directrice Lingua Corsa, l’assistant(e) de direction assure le fonctionnement administratif courant de la direction et constitue le premier niveau d’accueil et de traitement des sollicitations externes et internes.

Il/elle contribue à la fluidité de la circulation de l’information, au suivi administratif des dossiers et à la structuration des documents et outils de travail de la direction.

L’assistant(e) de direction constitue également un point d’entrée administratif et linguistique essentiel de la Direction Lingua Corsa, garantissant un accueil et un traitement des sollicitations conformes aux objectifs de promotion et d’usage de la langue corse.

Il/elle assure par ailleurs un appui administratif à la Directrice.

Accueil et gestion du guichet d’entrée de la direction

• Assurer l’accueil téléphonique de la Direction Lingua Corsa et garantir le fonctionnement d’un standard bilingue français / corse
• Gérer l’adresse électronique, entrée unique de la direction, et assurer le traitement des sollicitations en français ou en corse selon les demandes et besoins
• Réceptionner, orienter et assurer le premier niveau de traitement des demandes des partenaires, institutions et usagers
• Assurer le suivi des sollicitations et leur transmission aux services concernés
• Assurer le suivi administratif des dossiers portés par la direction
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi des dossiers et projets
• Assurer le suivi et l’archivage des documents administratifs (rapports, arrêtés, délibérations, conventions, courriers, etc.)
• Centraliser et organiser les documents produits ou reçus par la direction
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers administratifs

Coordination administrative de la direction

• Participer à l’harmonisation et à la mise en forme des documents administratifs produits par la direction
• Relire et vérifier la cohérence formelle des documents avant transmission
• Assurer la centralisation, la diffusion et la traçabilité des documents administratifs
• Assurer le suivi des circuits de validation des documents

Suivi des dossiers et tableaux de bord

• Élaborer et actualiser des tableaux de bord relatifs aux différents dossiers portés par la direction
• Assurer le suivi administratif des rapports, arrêtés et délibérations
• Mettre à jour les outils de suivi des dossiers et projets
• Assurer les relances administratives auprès des partenaires ou services concernés lorsque nécessaire

Appui administratif à la gestion RH de la direction

• Assurer le suivi administratif de certaines démarches RH pour le compte de la Directrice
• Assurer le suivi des notes de frais, ordres de mission permanents, etc. des agents de la Direction
• Apporter un premier niveau de réponse aux problématiques administratives des agents (gestion du temps, Horoquartz, démarches administratives courantes)
• Assurer le lien avec les services RH de la Collectivité lorsque nécessaire

Missions secondaires

• Contribution à l’organisation administrative des activités de la direction
• Mise à jour des outils de suivi administratifs et documentaires
• Participation à l’amélioration des procédures internes de gestion administrative
• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des sollicitations dans un environnement bilingue français / corse
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi et de bord
• Organiser, classer et archiver des documents administratifs
• Assurer le suivi administratif de dossiers multiples
• Appliquer les procédures administratives d’une collectivité territoriale
• Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance de l’organisation et des missions de la Collectivité de Corse
• Connaissance du circuit administratif et décisionnel
• Connaissance des règles de gestion administrative et documentaire
• Connaissances des règles de base de la gestion des ressources humaines au sein de la Collectivité de Corse appréciées
• Maîtrise de la langue corse permettant d’assurer l’accueil téléphonique, les échanges écrits et le traitement des sollicitations dans un environnement professionnel

Poste situé à Aiacciu, Bastia ou Corti.

Rattachement direct à la Directrice Lingua Corsa.

Travail en coordination avec l’ensemble des services de la direction ainsi qu’avec les directions fonctionnelles de la Collectivité.