Assistant(e) d’Elu(e) - COMMUNE DE MARSEILLE (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Marseille; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires modulables

Tickets Restaurant

Mutuelle et transports

Télétravail possible

Job summary

Fonction Publique Territoriale recherche un secrétaire/assistant administratif pour soutenir un élu local à Marseille. Vous assurez l’accueil, le traitement du courrier et la première réponse, gérez l’agenda, préparez les réunions et accompagnez l’élu sur les déplacements et les réunions sur site.

Vous rédigez des synthèses et comptes rendus, effectuez des recherches documentaires et participez au classement des réponses pour les interviews de la presse.

Qualifications

• Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.
• Bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Disponibilité et réactivité.
• Organisation et rigueur avec esprit d’équipe et discrétion.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et premier niveau de réponse.
• Gérer l’agenda de l’élu(e); organiser réunions, préparer dossiers, réserver salles et déplacements.
• Rédiger des synthèses, comptes rendus et notes; recherches documentaires et revues de presse.
• Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse.
• Traiter et suivre les dossiers: analyser, saisir les services compétents, rédiger et vérifier les réponses.
• Élaborer des tableurs, graphiques et documents de présentation.

Skills

Rédaction administrative

Organisation

Discrétion

Relationnelles

Education

Formation administrative

Tools

Outils bureautiques

Job description

Au sein du Service Vie des Assemblées du Pôle Instances et Vie de l’Assemblée de la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées, rattachés à la Direction Générale Adjointe «Maîtriser nos Moyens», vous êtes chargé(e) du secrétariat pour un(e) élu(e).

Contexte

Vous assistez un(e) élu(e) sur l’ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d’assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d’entrée de l’élu(e) pour les services de la Ville de Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs.

Votre rôle consistera à:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier; apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers); recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques;
• Gérer l’agenda de l’élu(e); organiser les réunions et préparer les dossiers; réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l’élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations;
• Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes; effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l’intervention de l’élu(e);
• Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse;
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers: analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses;
• Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…)
• Possibilité de télétravail

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Nous avons hâte de vous connaître!

Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.

Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.

Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous possédez de bonnes capacités d’adaptation.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, informatiques et les applications métier.

Organisé(e) et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour esprit d’équipe et votre sens de la discrétion.

Rejoignez-nous!

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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