Responsable du pôle secrétariat des élus.es

Mairie de Villeurbanne; Villeurbanne; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant municipal

Mutuelle et prévoyance

Prime mobilité douce

Chèques vacances

Aides pour sorties et loisirs

Résumé du poste

Mairie de Villeurbanne recrute un.e responsable du pôle secrétariat des élus.es pour encadrer une équipe et piloter les activités administratives liées au secrétariat des élus.

Vous assurez l’interface avec les élus et l’administration, organisez les réunions et assurez la continuité des services, avec des missions transversales et une attention au protocole et à la sécurité des informations.

Qualifications

• Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales.
• Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire.
• Rôle et fonctionnement des instances municipales et spécificité du travail avec les élus(es).
• Savoir-faire et compétences d’encadrement d’équipe.

Responsabilités

• Piloter et coordonner l’activité des assistantes des élus.
• Organiser et animer des réunions d’équipe et accompagner les agents.
• Veiller à l’harmonisation des pratiques et à l’amélioration des processus.
• Rédiger des courriers protocolaires et notes, préparer les dossiers.
• Assurer la coordination et le suivi des représentations du Maire et des réunions de cabinet.

Connaissances

Encadrement d’équipe

Gestion d’agendas complexes

Rédaction de notes

Travail en mode projet

Description du poste

Responsable du pôle secrétariat des élus.es

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e responsable du pôle secrétariat des élus.es, sur le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.

Rattachée à la direction générale des services, la direction vie institutionnelle comprend le pôle secrétariat des élus, le pôle assemblées, en charge de la préparation et l’organisation du conseil municipal, et le service secrétariat général de l’exécutif (secrétariat du maire et secrétariat du Cabinet). Vous exercez vos missions en interface avec les élus.es et l’Administration.

Le.la responsable du pôle secrétariat des élus.es a pour mission d’encadrer et animer l’équipe du secrétariat composé de quatre assistants.es d’élus.es. Il.elle pilote, coordonne, et assure la gestion des activités. Sa mission est également d’assister le.la 1er.ere adjoint.e.

Encadrement et animation d’équipe:

• Piloter et coordonner l’activité des assistantes d’élus.es
• Organiser et animer des réunions d’équipe
• Accompagner individuellement les agents.es et le collectif d’équipe
• Veiller à l’harmonisation des pratiques de travail et à l’amélioration continue des process et des outils
• Préparer les plannings de congés et veiller à la continuité de service en cas d’absence/congés
• Réaliser les entretiens professionnels des agents du service

Pilotage d’activités :

• Superviser l’assistance administrative apportée aux adjoints.es :
  • Planification et suivi des agendas (réunions, déplacements, évènements)
  • Préparation de dossiers
  • Gestion des courriers / parapheurs
• Programmation et suivi des bureaux de la majorité
• Prendre en charge les missions transversales:
  • Gestion et suivi des plannings d’astreintes des élus.es
  • Auditions et mariages
  • Gestion et suivi des plannings des commissions de sécurité
• Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service et/ ou transversaux
• Développer et innover: amélioration des activités prises en charge, transformation numérique simplification, formalisation des modes opératoires, etc.

Coordination et interfaces:

• Assurer la coordination, la préparation et le suivi des représentations du Maire en lien avec le secrétariat général du maire
• Participer aux réunions de coordination cabinet/ direction générale
• Assurer le lien avec les services et coordination d’information

Gestion administrative et moyens généraux:

• Assurer le suivi et le contrôle de premier niveau des demandes administratives des élus en lien avec la cellule administrative et financière de la direction : ordre de mission, remboursement de frais, départ en formation, frais engagés avec la carte achat…
• Gérer les moyens matériels et logistiques des élus avec les directions ressources
• Gérer l’agenda et la coordination d’agenda avec les organismes partenaires, assurer la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions
• Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
• Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
• Préparer les fonds de dossiers
• Suivre les dossiers et demande de rendez-vous, faire le lien avec les services et partenaires concernés

Compétences

• Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
• Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
• Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus.es
• Savoir-faire
• Compétence d’encadrement d’équipe
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer des agendas complexes
• Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
• Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
• Capacité à gérer l’urgence, à prioriser et à rendre compte
• Capacité organisationnelles
• Savoir être et attitudes requises
• Autonomie et prise d’initiative
• Qualités relationnelles et de médiation pour interagir avec les différents acteurs (élus.es; usagers.ères, services, partenaires…)
• Sens de l’organisation
• Rigueur, discrétion, sens du protocole
• Disponibilité et résistance au stress
• Qualité d’écoute, de dialogue, de médiation et gestion de conflit

Contraintes du poste

Spécificités du poste :

• Le poste nécessite de la disponibilité et de la souplesse horaire.

Informations complémentaires

• Lieu de travail: Hôtel de ville, Place Lazare Goujon, 69100 Villeurbanne
• Quotité et temps de travail: Temps complet

Rémunération: à partir de 1864 euros net avant impôt selon la grille indiciaire du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.

A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.

• Prise en charge de 75% des frais de déplacements réalisés en transports en commun dans la limite du plafond légale
• Prime mobilité douce : vélo, trottinette, covoiturage
• Participation à la mutuelle et au contrat de prévoyance qui permet un maintien de salaire en cas d’arrêt maladie
• Offre d’action sociale Plurélya: chèques vacances, aides pour la rentrée scolaire, cartes cadeaux pour les enfants, réductions pour des sorties, loisirs et vacances, …
• Restaurant municipal à tarif attractif, avec une participation financière de la ville en fonction des ressources de chaque agent.e