Assistant(e) Administrative - Stage (H/F)

Cyrillus; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus recherche une Assistante Administrative pour appuyer la responsable de production et devenir le pivot de l’organisation des projets (casting, production, événements).

Vous assurez la coordination logistique et administrative, facilitant le travail des équipes et garantissant le bon déroulement des opérations.

Les missions couvrent l'organisation des transports, l'accueil des prestataires, le suivi des devis et factures, et la préparation des livraisons liées aux casting et productions.

Qualifications

• Capacité à coordonner projets (casting, production, événements).
• Bonnes compétences organisationnelles et logistiques.
• Capacité à anticiper et à prioriser les tâches.
• Aptitude à travailler en coordination avec les équipes.

Responsabilités

• Organisation & coordination logistique des projets (casting, production, événements).
• Gestion des transports, hôtels et repas pour les équipes et les castings.
• Suivi administratif et prestataires: bons de commande, devis, factures.
• Coordination casting et production: transmissions des informations et bookings.

Connaissances

Organisation

Coordination

Gestion administrative

Gestion logistique

Description du poste

En tant qu’Assistante Administrative, vous appuyez la responsable de production et êtes le point central de l’organisation et du suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative pour permettre aux équipes de se concentrer sur leurs missions.

Objectif du poste

Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets (casting, production, événements), en support des équipes, avec un fort enjeu de coordination et d’anticipation.

Missions principales

1. Organisation & coordination logistique

• Réservation des transports (TGV, etc.) et hôtels pour les équipes
• Négociation et booking des hôtels
• Réservation des hôtels, billets et navettes pour castings et repérages
• Organisation des repas / traiteurs
• Organisation des livraisons (collections, matériel…)
• Préparation et gestion des valises (départs / retours)

2. Suivi administratif & prestataires

• Gestion des bons de commande (délégation sous supervision)
• Demandes de création de comptes fournisseurs
• Suivi des devis et confirmations auprès des agences de location
• Organisation du repassage (prise de contact et confirmation prestataires)

3. Coordination casting & production

• Suivi des sélections casting
• Transmission des informations aux agences
• Suivi des disponibilités
• Coordination avec les Directeurs Artistiques jusqu’au booking final

4. Gestion comptable & suivi financier

• Suivi et envoi des factures
• Gestion des demandes de paiements anticipés
• Relance des paiements