Assistant(e) Administrative - Stage (H/F)

Cyrillus; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de mode à Villeneuve-d'Ascq recherche une Assistante Administrative pour soutenir le responsable de production en assurant la coordination logistique et administrative des projets. Vous serez en charge de l'organisation des réservations, du suivi des prestataires, et de la gestion des bons de commande. Le profil recherché doit être polyvalent, organisé, et capable de travailler dans un environnement dynamique. Des compétences en relationnel et en gestion multi-projets sont essentielles.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets.
• Organiser la réservation des transports et hôtels pour les équipes.
• Suivre les bons de commande et la création de comptes fournisseurs.

Connaissances

Organisation et rigueur

Sens des priorités

Proactivité

Excellent relationnel

Agilité et adaptabilité

Gestion de multi-projets

Description du poste

CYRILLUS Villeneuve-d'Ascq, France Marketing

Description de l'entreprise

L'élégance à la française !

Depuis plus de 30 ans, Cyrillus cultive l'élégance à la française en créant des collections toujours plus chics et authentiques. En s'appuyant sur la qualité et un véritable savoir-faire, les collections Cyrillus reflètent le parfait équilibre entre tendances de mode et chic intemporel. Toutes les créations Cyrillus sont des modèles exclusifs imaginés et dessinés en France, par nos stylistes et modélistes. Un soin particulier est apporté au choix des matières et à la minutie des finitions. Nos vêtements sont proposés dans plus de 50 boutiques et disponibles en vente-en-ligne en France et à l'international.

Rejoindre Cyrillus, c'est vivre une expérience personnelle et professionnelle où les valeurs d'esthétisme, de pragmatisme et d'authenticité gravitent autour de notre ADN : la Famille.

En tant quAssistante Administrative, vous appuyez le responsable de production et êtes le point central de l’organisation et du suivi des projets (casting, production, événements). Vous assurez la coordination logistique et administrative pour permettre aux équipes de se concentrer sur leurs missions.

Objectif du poste

Assurer le bon déroulement des opérations administratives et logistiques liées aux projets (casting, production, événements), en support des équipes, avec un fort enjeu de coordination et d’anticipation.

Missions principales

1. Organisation & coordination logistique

• Réservation des transports (TGV, etc.) et hôtels pour les équipes
• Négociation et booking des hôtels
• Réservation des hôtels, billets et navettes pour castings et repérages
• Organisation des repas / traiteurs
• Organisation des livraisons (collections, matériel…)
• Préparation et gestion des valises (départs / retours)

2. Suivi administratif & prestataires

• Gestion des bons de commande (délégation sous supervision)
• Demandes de création de comptes fournisseurs
• Suivi des devis et confirmations auprès des agences de location
• Organisation du repassage (prise de contact et confirmation prestataires)
• Suivi des sélections casting
• Transmission des informations aux agences
• Suivi des disponibilités
• Coordination avec les Directeurs Artistiques jusqu’au booking final
• Suivi et envoi des factures
• Gestion des demandes de paiements anticipés
• Relance des paiements

Profil recherché

Nous recherchons un profil d’assistant(e) administrative polyvalente, capable de gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique.

• Organisation et rigueur
• Sens des priorités
• Proactivité
• Excellent relationnel
• Agilité et adaptabilité
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle (multi-projets)