Assistant(e) Administrative (H/F)

Eutopia Estates; Bordeaux; Sur place; EUR 18 000 - 23 000; Temps partiel

Résumé du poste

Eutopia Estates recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps partiel pour soutenir le service Finance. Vous assurez le suivi des dossiers, la saisie des notes de frais et l’appui comptable, en collaboration avec les collaborateurs et les directions.

Vous gérez les commandes et coordonnez les déplacements et signatures de documents, tout en veillant au respect des procédures et des délais.

Qualifications

• Expérience 3–4 ans sur un poste similaire en administration/finance.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook) et réactivité.
• Capacité à gérer des dossiers administratifs et financiers en autonomie.

Responsabilités

• Suivi des dossiers d’assurance (flotte auto, sinistres).
• Saisie et contrôle des notes de frais DG et des collaborateurs.
• Préparation des campagnes mensuelles de règlement des notes de frais.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Discrétion

Sens du service

Polyvalence

Autonomie

Initiative

Bonnes qualités rédactionnelles

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat / gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Le groupe Eutopia Estates réunit les sept propriétés de la famille Bouygues, toutes empreintes d'une histoire unique et d'un terroir d'exception. Passionnés par les grands vins, Martin et Olivier Bouygues ont su faire de chaque domaine une pépite authentique. D'un Grand Cru Classé, à un joyau de la Côte de Nuits, en passant par un domaine pionnier en viticulture biologique à Saumur, une truffière innovante ou encore un vignoble iconique en Virginie (USA), chaque propriété raconte une histoire singulière. Aujourd’hui, Pierre Graffeuille et Charlotte Bouygues, duo inspiré et engagé, sont à la tête du groupe pour le conduire vers l’excellence durable.

Dans le cadre de son développement, notre holding recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) à temps partiel (4/5) pour rejoindre son Service Finance.

Véritable support au quotidien des équipes, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de la structure et intervenez sur des missions variées, à la croisée de la gestion administrative, de la comptabilité et de de l’office management.

Ce poste s’adresse à une personne organisée, polyvalente et autonome, appréciant les environnements où la diversité des missions et le sens du service sont essentiels.

Gestion administrative et support Finance

• Le suivi des dossiers d’assurance, notamment de la flotte automobile et des sinistres ;
• La saisie des notes de frais de la Direction Générale et le contrôle des notes de frais des collaborateurs ;
• La préparation des campagnes mensuelles de règlement des notes de frais ;
• Un appui aux équipes comptables : relances fournisseurs, téléchargement de factures sur les espaces clients, suivi administratif… ;
• La préparation et la mise sous pli des chèques à l’issue des campagnes de règlement fournisseurs ;
• La gestion administrative des dossiers avec FranceAgriMer ;
• La coordination et le suivi des signatures de documents juridiques (contrats, conventions…), dans le respect des circuits de validation et des délais ;
• La gestion des commandes d’équipements et services professionnels : téléphones, cartes carburant, etc. ;

L’organisation des déplacements de la Direction Générale et des réservations pour les intervenants ou visiteurs externes.

Office management et services généraux

Vous êtes également un interlocuteur clé pour le bon fonctionnement quotidien des locaux :

• Accueil physique des visiteurs externes ;
• Gestion des stocks, fournitures et commandes ;
• Suivi quotidien des locaux et de leur bon fonctionnement ;
• Coordination des prestataires et suivi de leurs interventions : ménage, sécurité, maintenance… ;
• Organisation du support logistique aux collaborateurs : salles de réunion, accueil des visiteurs, événements internes ;
• Contribution au respect des règles d’hygiène, de sécurité et de bon usage des espaces.

Votre profil

De formation Bac à Bac+2, idéalement en secrétariat, gestion administrative ou Gestion de la PME, vous justifiez d'une expérience de 3 à 4 ans minimum sur un poste similaire.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook, et disposez de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Rigueur et votre sens de l’organisation ;
• Discrétion, notamment dans le traitement d’informations confidentielles ;
• Sens du service et votre bon relationnel ;
• Polyvalence et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle ;
• Autonomie et votre capacité à prendre des initiatives.

Une première expérience dans un environnement administratif, financier ou de services généraux sera particulièrement appréciée.