ASSISTANT/E ADMINISTRATION ET RECEPTION CDD

Vicky Foods; Fragnes-la-Loyère; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Vicky Foods recrute un(e) réceptionniste polyvalent(e) pour assurer l’accueil des visiteurs et la gestion administrative quotidienne au sein du service Administration.

Vous réaliserez l’accueil physique et téléphonique, gérerez les badges et le courrier, et réaliserez le suivi des factures via l’ERP. Poste en présentiel, mobilité locale et esprit d’équipe requis.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en administration, gestion, assistanat ou équivalent.
• Première expérience souhaitée sur un poste d’accueil ou d’assistanat administratif.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser un ERP.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et collaborateurs.
• Réaliser les badges, répondre et filtrer les appels, orienter les interlocuteurs.
• Saisir les factures dans l’ERP et assurer le suivi administratif associé.
• Gérer le courrier, les colis et le matériel de bureau; suivre les fournitures.
• Organiser déplacements professionnels et soutenir les équipes.
• Entretenir la relation avec les prestataires externes.

Connaissances

Accueil et réception

Relation client

Communication

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Bureautique

Formation

Bac+2 en administration/assistante

Outils

ERP

Description du poste

Vous êtes le premier point de contact de l’entreprise. Vous assurez l’accueil physique et

téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et collaborateurs, tout en garantissant

une image professionnelle, chaleureuse et organisée de l’entreprise.

En parallèle, vous

prenez en charge diverses tâches administratives afin de soutenir le bon

fonctionnement quotidien du service Administration.

Accueil et réception :

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et collaborateurs.
• Réalisation des badges.
• Répondre aux appels téléphoniques, identifier les demandes, filtrer et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.
• Transmettre les messages et informations nécessaires par téléphone, e‑mail ou tout autre moyen adapté.
• Garantir une prise en charge professionnelle des visiteurs pendant leur attente.
• Assurer la saisie des factures dans l’ERP et contribuer au suivi administratif associé.
• Assembler, classer et transmettre les factures liées à l’administration.
• Créer et mettre à jour les comptes fournisseurs dans l’ERP et, le cas échéant,
• auprès des fournisseurs.
• Répondre aux relances fournisseurs et assurer le suivi des demandes
• Participer à la gestion des notes de frais via l’outil OK Ticket.

Courrier, colis et moyens généraux :

• Gérer la réception, l’envoi, la distribution et le suivi du courrier et des colis.
• Effectuer diverses commandes nécessaires au bon fonctionnement des bureaux.
• Participer au suivi du matériel de bureau et des besoins administratifs
• Assurer la relation avec différents prestataires externes.

Organisation et soutien administratif :

• Organiser certains déplacements professionnels : réservation, coordination et
• Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins du service.
• Réaliser des tâches administratives polyvalentes, dans le respect des priorités et
• des procédures internes.
• Formation de type Bac à Bac+2 en administration, gestion, assistanat ou équivalent.
• Première expérience souhaitée sur un poste d’accueil, d’assistanat administratif
• Très bonne présentation, sens du service et aisance relationnelle.
• Bonne communication orale et écrite, avec une réelle capacité à transmettre les informations de façon claire et fiable.
• Rigueur, organisation, discrétion et sens des priorités.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser un ERP.
• Une connaissance de l’espagnol et/ou de l’anglais serait appréciée.
• Autonomie, polyvalence et goût du travail en équipe.
• Permis B et véhicule personnel.
• Résidence dans la région de Chalon-sur-Saône ou mobilité compatible avec le

Un poste polyvalent au cœur du fonctionnement quotidien de l’entreprise, combinant

accueil, administration, relation avec les interlocuteurs internes et externes, et soutien

opérationnel aux équipes.

Lieu du poste : En présentiel, Fragnes‑la Loyère (71)