Assistant(e) administration des ventes et Assistant(e) commercial(e)

Colloquium; Le Havre; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Colloquium (CLQ Group) recherche un(e) assistant(e) administrative et logistique pour accompagner l’équipe organisatrice d’événements à Le Havre. Vous assurerez la gestion administrative, comptable et logistique des partenaires et participants des manifestations.

Sous la responsabilité du directeur des projets, vous contribuerez au suivi des factures, des conventions ARS et au bon déroulement logistique des stands et des supports de communication.

Qualifications

• Expérience ou appétence pour la gestion administrative et logistique d’événements.
• Capacité à travailler en équipe et à entretenir de bonnes relations avec partenaires et clients.
• Bon niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit, aisance avec les outils bureautiques.

Responsibilities

• Édition, suivi et comptabilisation des factures et des avoirs
• Suivi des conventions réglementaires ARS : gestion du circuit de signature
• Utilisation des plateformes e-procurement / dématérialisation : dépôt et suivi des factures sur Chorus Pro, SAP Ariba, Tungsten Network, etc.
• Suivi des encaissements, des impayés et des procédures de remboursement
• Relance des impayés (mail et téléphone) et suivi des procédures
• Contrôle et rapprochement du chiffre d’affaires, des paiements et des impayés
• Traitement des formulaires et questionnaires Clients
• Gestion des emails entrants et mise à jour des coordonnées des évènements dans les bases de données
• Gestion des dossiers fournisseurs / KBIS / attestation URSSAF

Skills

Rigueur administrative

Sens du relationnel

Goût pour le travail en équipe

Anglais courant

Tools

Chorus Pro

SAP Ariba

Tungsten Network

Bureautique

Job description

Au sein de Colloquium (CLQ Group), vous intégrez une équipe organisatrice de congrès et d'événements professionnels, où rigueur administrative et sens du relationnel sont essentiels à la réussite des projets de nos clients.

Sous la responsabilité du directeur des projets, vous assurez la gestion administrative, comptable et logistique des partenaires et des participants des événements que nous organisons.

Suivi comptable — coeur de votre activité

• Édition, suivi et comptabilisation des factures et des avoirs
• Suivi des conventions réglementaire ARS : Gestion du circuit de signature des conventions
• Utilisation des plateformes e-procurement / dématérialisation : Dépôt et suivi des factures sur les portails clients (Chorus Pro, SAP Ariba, Tungsten Network etc..)
• Suivi des encaissements, des impayés et des procédures de remboursement.
• Relance des impayés (par mail et par téléphone)
• Contrôle, pointage et rapprochement du chiffre d’affaires, des paiements et des insoldés
• Traitement des formulaires et questionnaires Clients
• Gestion au fil de l’eau des emails entrants
• Mise à jour des coordonnées des évènements dans les base de données de nos clients (Coordonnées bancaires, fiches clients / fournisseurs, KBIS, attestation URSSAF etc..)

Support logistique et partenariats

• Gestion et mise à jour des tableaux de suivi des partenaires (en lien avec l’installateur général et les équipes en internes)
• Affectation et mise à jour des numéros de stands
• Tenue et suivi des tableaux de reporting Client
• Récupération des éléments de communication auprès des exposants et partenaires (Logos, Visuels, Fiche de présentation ..)
• Rigueur et autonomie dans l'organisation du travail
• Goût prononcé pour le travail en équipe
• Excellent relationnel et sens du service
• Aisance avec les outils bureautiques

• Anglais courant, à l'oral comme à l'écrit