Assistant.e Administratif.ve (Services Commerciaux )

Les PEP 75-78; Paris; On-site; EUR 24,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés 21 jours

Mutuelle AXA 70%

Abonnement sportif

Job summary

Les PEP 75-78 à Paris recherchent un/une Assistant/Assistante Administratif(ve) pour renforcer nos services commerciaux, avec une expérience dans une structure associative, éducative ou touristique. Vous assurez le suivi administratif des séjours, la facturation, les inscriptions et le classement des dossiers clients, ainsi que la préparation des supports de communication et le suivi financier.

Contrat CDD, début septembre – mars, salaire brut mensuel autour de 2 184,99 € + prime; lieu en

Qualifications

• Formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion, secrétariat (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA).
• Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste similaire dans une structure associative, éducative ou touristique.
• Une connaissance du secteur des séjours collectifs, de l'éducation populaire ou du tourisme social serait un atout.

Responsibilities

• SUIVI ADMINISTRATIF DES SEJOURS: réception et traitement des demandes (devis, inscriptions, contrats), gestion des dossiers clients et facturation.
• COMMUNICATION: création et mise à jour des supports de communication; préparation de documents commerciaux et réponses aux appels d'offres.
• SUIVI FINANCIER: suivi des paiements et des relances; préparation de documents pour la comptabilité.
• ADMINSITRATIF / LOGISTIQUE: gestion courrier et fournitures; archivage et organisation des documents; mise à jour des tableaux de bord et support administratifs.

Skills

Maîtrise Office

Gestion dossiers

Rédaction courriers

Relation client

Organisation

Education

Bac+2 en administration/gestion

Tools

Microsoft Office

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Nous sommes à la recherche d'un/.e Assistant.e Administratif./ve pour intégrer notre nos services commerciaux, ayant déjà une expérience dans une structure associative, éducative ou touristique.

Vos missions:

1/SUIVI ADMINISTRATIF DES SEJOURS

• Réception et traitement des demandes (devis, inscriptions, contrats) Gestion autonome de la clientèle individuelle (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.
• Constitution, suivi et mise à jour des dossiers clients
• Gestion des inscriptions individuelles (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.)
• Suivi des dossiers administratifs en lien avec les services
• Suivi et traitement des déclarations assurance, sinistres, réclamations
• Suivi et traitement des frais médicaux
• Réception, traitement et orientation des demandes vers les services
• Placement : Suivi des dossiers et mise à jour du tableau de suivi
• Suivi des effectifs, des besoins spécifiques et des pièces administratives
• Coordination avec les prestataires : hébergements, transports, animations, etc.
• Mise à jour des dossiers INSPECTION ACADEMIQUE
• Enregistrement et suivi des contrats, factures et relances client

2/COMMUNICATION

• Création de support de communication (flyer etc.)
• Mise à jour de documents de communication en lien avec les centres
• Préparation de documents commerciaux et réponses aux appels d'offres

3/SUIVI FINANCIER

• Suivi des paiements, relances
• Préparation de documents pour la comptabilité

4/ADMINSITRATIF / LOGISTIQUE

• Gestion du courrier entrant/sortant et des fournitures
• Classement, archivage et organisation des documents administratifs
• Mise à jour des tableaux de bord et supports administratifs transverses
• Participation à l'organisation logistique d'événements ou temps forts internes
• Appui à la gestion matérielle et administrative du siège
• Gestion de la boite mail contact

Votre profil:

Formation de niveau Bac à Bac +2 en administration, gestion, secrétariat, (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA.).

Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative, éducative ou touristique.

Une bonne connaissance du secteur des séjours collectifs, de l'éducation populaire ou du tourisme social serait un atout

Compétences Métier :

• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ou d'autres logiciels similaires
• Maitrise des procédures administratives (assurances, inspection académique)
• Gérer et suivre des dossiers administratifs et clients individuel
• Traiter des devis, inscriptions, et factures
• Assurer le suivi des paiements et des relances clients
• Rédiger des courriers, comptes rendus et supports administratifs clairs et précis
• Coordonner différents interlocuteurs (prestataires, clients, services internes
• Organiser, classer et archiver les documents de façon méthodique

Compétences Comportementales:

• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du service et de l'accueil
• Esprit d'équipe et collaboration
• Réactivité et adaptabilité
• Bon relationnel et communication claire
• Polyvalence

Vos conditions de travail :

Type de contrat : CDD

Début du contrat : septembre - mars

Rémuneration:

• Salaire de base2 184.99€ (coefficient 305 groupe D)
• Prime grenelle : 39,00€ brut mensuel

Rémuneration brute mensuelle globale :2 223,99€

Lieu du poste : En présentiel Paris ,déplacement à prévoir en France et en ile de France

AVANTAGES :

• Repos supplémentaires : 21 jours /an
• Complémentaire santé AXA, prise en charge entreprise 70%
• Prise en charge forfaitaire abonnement sportif