Assistant.e administratif.ve/Ref 73 F/H

CPAM d'Ille-et-Vilaine; Rennes; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

CPAM d'Ille-et-Vilaine recherche une personne pour assurer la gestion administrative et organisationnelle du service. Vous préparerez les dossiers, gérerez la base documentaire et coordonnerez les réunions et déplacements du personnel.

Vous serez amené.e à piloter les échanges avec les prestataires et à participer à la communication interne, en veillant à la traçabilité des documents et à l'efficacité des procédures.

Qualifications

• Préparer et suivre les dossiers administratifs et techniques du service (plans, contrats, comptes-rendus).
• Organiser et maintenir une base documentaire structurée et partager les fichiers.
• Tenir à jour la base de données du patrimoine immobilier sur l'applicatif national.
• Gérer les déplacements et l'hébergement lors des réunions et événements.
• Coordonner les besoins logistiques et assurer le suivi des demandes.
• Contribuer à la communication et à la diffusion d'informations au réseau immobilier LIAM.

Responsibilities

• Répondre et redistribuer les emails entrants et assurer un suivi des demandes.
• Être le référent lors des réunions régionales et événements organisés par le PRECI (logistique, participants).
• Assurer l'accueil des participants et le suivi des comptes rendus des réunions et séminaires.
• Gérer les déplacements et inscriptions du personnel pour les réunions.
• Anticiper les besoins matériels et intervenants pour des réunions fluides.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Communication écrite

Gestion des réunions

Logistique événementielle

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Suite Office

Outils collaboratifs

Gestion de documents

Job description

Gestion administrative et organisationnelle

• Préparer et suivre les dossiers : Constituer, mettre à jour, suivre les échéances et archiver les dossiers administratifs et techniques du service (plans, contrats, comptes-rendus).
• Organiser et maintenir une base documentaire structurée (outils collaboratifs, partage de fichiers).
• Tenir à jour la base de données du patrimoine immobilier sur l'applicatif national (création, modification, archivage site).

Relation avec nos interlocuteurs

• Etre en relation avec les prestataires extérieurs : Être le.a référent.e lors des réunions régionales, séminaires ou événements organisés par le PRECI (logistique, suivi des participants, coordination).
• Trier, répondre et redistribuer les emails entrants dans la boîte mail commune, assurer un suivi rigoureux des demandes.

Organisation d'évenements et logistique du service

• Réunions, séminaires: salles, invitations, matériel, accueil des participants, suivi des comptes rendus. Vous orchestrez tout de A à Z.
• Gérer les déplacements de l'équipe : transports, hébergements, inscriptions
• Coordination interne/externe : Anticiper les besoins (matériel, intervenants, timing) pour des réunions fluides et productives.

Communication

• Contribuer à la communication auprès du réseau des gestionnaires immobiliers sur le groupe LIAM, mise en forme d'articles, diffusion d'information nationale, veille documentaire etc...
• Mise en forme des supports de présentation : préparer et corriger les supports de présentation pour les réunions régionales ou webinaires.

Déplacements à prévoir une à deux fois par an.