Assistant(e) Administratif(ve) - Legal Leasing (F/H) - CDI

Unibail Rodamco Spain; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Unibail-Rodamco-Westfield recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) - Legal Leasing (F/H) en CDI pour Paris. Vous assurerez le support administratif et financier de la Direction Juridique Leasing, la gestion des baux et des documents juridiques, ainsi que le suivi des factures et des dépenses.

Le rôle implique l’organisation de réunions, la préparation des supports et l’aide à l’intégration des nouveaux arrivants. Exigence d’un bon niveau d’anglais et d’une excellente organisation.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des workflows documentaires.
• Anglais professionnel requis.
• Rigueur, discrétion et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Connaissance SAP souhaitée.

Responsabilités

• Assurer le support administratif et financier de la Direction Juridique Leasing.
• Gérer les baux et les documents juridiques, archivage et authenticité.
• Suivre les commandes et la facturation, liaison avec les avocats externes.
• Organiser réunions, préparer supports et suivi budget.

Connaissances

Organisation & priorisation

Rigueur

Discrétion

Sens du service

Anglais pro

Outils

SAP

Word

Excel

PowerPoint

Signature électronique

Copilot for Work

Description du poste

Unibail-Rodamco-Westfield développe et opère un portefeuille d'actifs immobiliers à usage mixte, durables et premium dans les villes les plus dynamiques d'Europe et des Etats Unis.

Reinvent Being Together : Portés par notre raison d'être, nous nous mobilisons pour accélérer la régénération urbaine et participer à repenser la manière dont nous vivons ensemble dans les villes, en créant et en opérant des lieux durables et uniques qui réinventent le vivre ensemble. Nous imaginons au cœur de nos destinations des expériences différenciantes et inspirantes qui créent de nouvelles opportunités d'échange et de connexion entre nos visiteurs et les marques.

Une approche durable : Le développement durable est au cœur de notre activité. Nous sommes leader dans notre secteur et, à ce titre, nous sommes déterminés à continuer à contribuer activement à la transition environnementale des villes vers la neutralité carbone.

Together at URW : Les 2 000 collaborateurs du Groupe œuvrent ensemble à imaginer et opérer des destinations durables, dont les usagers sont au cœur et qui sont des catalyseurs de la vitalité des territoires dans lesquelles elles sont implantées.

Nous recherchons actuellement notre :

Assistant(e) Administratif(ve) - Legal Leasing (F/H) - CDI

Ce que nous proposons

Assurer le support administratif, documentaire et financier de la Direction Juridique Leasing afin de garantir la bonne gestion des baux commerciaux, des dossiers contentieux, de la facturation et des processus internes.

A quoi va ressembler votre quotidien ?

• Gestion documentaire des baux et autres documents juridiques
• Réception, contrôle, consolidation et archivage des baux authentiques.
• Préparation des maquettes papier.
• Réalisation des opérations de sanctuarisation et d'archivage des actes juridiques.
• Gestion des filigranes.
• Suivi administratif des congés délivrés par les preneurs.

Support aux contentieux

• Création et mise à jour des fiches de contentieux (Litigation).
• Constitution et transmission des dossiers aux avocats externes.

Gestion financière et facturation

• Création et suivi des bons de commande (PO).
• Création des fournisseurs dans SAP.
• Suivi des factures et résolution des anomalies de facturation.
• Approbation et déblocage des factures.
• Gestion des avis de virement et interface avec les équipes comptables et les cabinets d'avocats.

Administration et support opérationnel

• Gestion du courrier entrant et sortant, y compris recommandé.
• Affectation et suivi des demandes dans Pulse.
• Organisation logistique de réunions et préparation des supports nécessaires.
• Classement, archivage et mise à jour des bases documentaires.
• Participation aux actions d'amélioration continue des processus et outils de l'équipe.

Gestion du budget

• Assurer le suivi des dépenses et des engagements, notamment liés aux honoraires des avocats, huissiers et autres prestataires externes
• Mettre à jour les outils et tableaux de suivi budgétaire et contribuer au suivi des écarts entre budget et dépenses réalisées ;
• Assurer le lien avec les équipes internes concernées pour faciliter le bon traitement et l'imputation des dépenses ;
• Contribuer aux exercices de reporting et de prévisions budgétaires du département

Support à l'équipe

• Contribution à l'intégration des nouveaux arrivants (création des accès, formalités administratives).
• Assistance ponctuelle aux juristes et responsables juridiques sur les besoins administratifs et organisationnels.
• Polyvalence sur l'ensemble des activités du département afin d'assurer la continuité de service

Vous accompagnez l'équipe juridique dans son fonctionnement quotidien et contribuez à la bonne organisation du département.

Vous participez notamment à l'intégration des nouveaux arrivants, en prenant en charge la création des accès et les différentes formalités administratives nécessaires à leur arrivée.

Au quotidien, vous apportez également un soutien ponctuel aux juristes et responsables juridiques sur leurs besoins administratifs et organisationnels. Grâce à votre polyvalence, vous intervenez plus largement sur les différentes activités du département afin de faciliter le travail de l'équipe et d'assurer la continuité de service.

Vous êtes la bonne personne pour ce poste si :

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Aisance avec les outils documentaires et financiers (SAP, outils de workflow et de signature électronique) et Appétence pour l'IA et les outils digitaux (automatisation, data, amélioration des processus) et Accès à Copilot for Work.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Qualités rédactionnelles et rigueur documentaire.
• Niveau d'anglais professionnel.

Savoir-être :

• Rigueur et fiabilité.
• Sens du service et esprit d'équipe.
• Réactivité et autonomie.
• Discrétion et confidentialité.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets dans un environnement exigeant.

A quoi m'attendre concernant les