Assistant(e) administratif(ve) H/F

UFCV; Paris; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

Lancement d’un poste d’assistant(e) d’activité pour la délégation régionale Île-de-France, chargé(e) de l’accueil, des inscriptions et du suivi administratif et financier des activités d’animation territoriale. Travail en équipe avec les responsables et les services comptables et ressources humaines.

CDD à pourvoir rapidement, formation Bac+2 souhaitée, connaissance des ACM appréciée et maîtrise des outils bureautiques indispensables.

Qualifications

• Niveau Bac + 2 type gestion administrative.
• Connaître l’animation et/ou les ACM serait un plus.
• Bonne maîtrise des outils de bureautique et rédactionnelles.
• Aisance à l’accueil et au relationnel avec les usagers.
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et Internet.

Responsabilités

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription.
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues et supports de prospection.
• Traiter les inscriptions/adhésions et la trésorerie associée (paiements, remises en banque).
• Organiser l'administration des activités: convocations et dossiers d’inscription.
• Assurer le secrétariat d'un ou plusieurs responsables et veiller au service client.

Connaissances

Aisance avec les logiciels de bureauti

Qualités rédactionnelles

Aisance relationnelle

Rigueur et organisation

Formation

Bac+2 gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Internet

Description du poste

Contexte professionnel

L’UFCV, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétauxpar le biais de ses activités: animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, BAFA/BAFD, formation professionnelle, insertion.

La délégation régionale Ile-de-France cherche un(e) assistant(e) d’activité intervenant sur la gestion de l'activité de l'animation territoriale.

Il/elle travaillera de manière transversale avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

Finalitéet Enjeux du Poste

• Mettre en place une organisation et suivi administratif et financier rigoureux
• Garantir la qualité globale du service administratif à l’interne comme à l’externe

Fonctions et responsabilités

Missions de prospection, et relation avec les usagers :

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Administration des ventes / inscriptions / adhésions

• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
• Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

Administration des activités

• Participer à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des dossiers d’inscription, conventions…

Secrétariat général:

• Assurer les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables

CDD à pourvoir dès que possible

Salaire: application de la grille indiciaire ECLAT à l'indice 265 soit 1912.59€

Possibilité de travailler sur la commune de Toussus-le-Noble (78) et Paris 20ème

FORMATION:

• - Niveau Bac + 2 type gestion administrative
• -Connaître l'animation et/ou les ACM serait un plus

COMPETENCES:

• -Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers
• -Qualités rédactionnelles
• -Maîtrise de l’outil informatique: Word, Excel, Outlook, internet

EXPERIENCE:

• -expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)
• -expérience de la gestion financière et administrative: rédaction de conventions, facturation, relances clients, enregistrement des paiements

QUALITES:

• -Rigueur et organisation
• -Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation
• -Aisance relationnelle
• -Sens du travail en équipe et du Service Client