Assistant(e) administratif(ve) H/F

UFCV; Toussus-le-Noble; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

L’UFCV Île-de-France recherche un(e) assistant(e) d’activité chargé(e) de la gestion administrative et financière de l’animation territoriale. Vous interviendrez en transversalité avec les services comptables et RH et assurerez l’accueil et l’information des usagers.

CDD à pourvoir rapidement, avec possibilité de travail sur Toussus-le-Noble et Paris 20e. Bac+2 en gestion administrative exigé, maîtrise des outils informatiques et sens du service client.

Qualifications

• Expérience relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct).
• Expérience de la gestion financière et administrative: rédaction de conventions, facturation, relances clients, enregistrement des paiements.

Responsabilités

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription.
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection.
• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou supports en vigueur, et gérer les relances et la facturation.
• Traiter la trésorerie associée : réception des paiements et remises en banque.
• Participer à l'organisation administrative des activités : convocations et dossiers d’inscription, conventions.
• Assurer les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables.

Connaissances

Informatique de base

Rédaction

Pack MS Office

Formation

Bac+2 en gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Internet

Description du poste

Contexte professionnel

L’UFCV, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétauxpar le biais de ses activités: animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, BAFA/BAFD, formation professionnelle, insertion.

La délégation régionale Ile-de-France cherche un(e) assistant(e) d’activité intervenant sur la gestion de l'activité de l'animation territoriale.

Il/elle travaillera de manière transversale avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

Finalitéet Enjeux du Poste

• Mettre en place une organisation et suivi administratif et financier rigoureux
• Garantir la qualité globale du service administratif à l’interne comme à l’externe

Fonctions et responsabilités

Missions de prospection, et relation avec les usagers :

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Administration des ventes / inscriptions / adhésions

• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
• Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

Administration des activités

• Participer à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des dossiers d’inscription, conventions…

Secrétariat général:

• Assurer les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables

CDD à pourvoir dès que possible

Salaire: application de la grille indiciaire ECLAT à l'indice 265 soit 1912.59€

Possibilité de travailler sur la commune de Toussus-le-Noble (78) et Paris 20ème

FORMATION:

• - Niveau Bac + 2 type gestion administrative
• -Connaître l'animation et/ou les ACM serait un plus

COMPETENCES:

• -Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers
• -Qualités rédactionnelles
• -Maîtrise de l’outil informatique: Word, Excel, Outlook, internet

EXPERIENCE:

• -expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)
• -expérience de la gestion financière et administrative: rédaction de conventions, facturation, relances clients, enregistrement des paiements

QUALITES:

• -Rigueur et organisation
• -Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation
• -Aisance relationnelle
• -Sens du travail en équipe et du Service Client