Assistant(e) administratif(ve) H/F

Ufcv; Paris; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Job summary

UFCV recherche un(e) assistant(e) d’activité pour soutenir la gestion administrative et financière des activités d’animation territoriale. Vous travaillerez avec les responsables et les services comptabilité et RH pour assurer un fonctionnement fluide des inscriptions et des procédures.

Le poste demande une formation Bac+2 en gestion et une aisance dans les outils bureautiques; une expérience en animation ou ACM serait un plus. Possibilité de mobilité entre Toussus-le-Noble et Paris 20e.

Qualifications

• Bac+2 en gestion administrative ou diplôme équivalent.
• Expérience en relation clientèle et en secrétariat apprécié.
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word/Excel/Outlook).

Responsibilities

• Informer et orienter les usagers sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les procédures d'inscription.
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues et supports de prospection.
• Gérer les inscriptions/adhésions, traiter la trésorerie et les enregistrements de paiements.

Skills

Relation client

Aisance informatique

Rédaction professionnelle

Education

Bac+2 gestion administrative

Tools

Word

Excel

Outlook

Internet

Job description

Contexte professionnel

L’UFCV, association à but non lucratif, développe depuis plus de 100 ans des actions visant à répondre aux enjeux sociétauxpar le biais de ses activités: animation territoriale (dispositifs d’accueil de mineurs), vacances pour enfants et jeunes et vacances adaptées, BAFA/BAFD, formation professionnelle, insertion.

La délégation régionale Ile-de-France cherche un(e) assistant(e) d’activité intervenant sur la gestion de l'activité de l'animation territoriale.

Il/elle travaillera de manière transversale avec les autres assistantes administratives, les Responsables d’Activité et les services en charge de la comptabilité et des ressources humaines.

Finalitéet Enjeux du Poste

• Mettre en place une organisation et suivi administratif et financier rigoureux
• Garantir la qualité globale du service administratif à l’interne comme à l’externe

Fonctions et responsabilités

Missions de prospection, et relation avec les usagers :

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV et assurer leur accueil selon les conditions et procédures d'inscription aux activités
• Participer à l'envoi de mailings, catalogues, supports de prospection

Administration des ventes / inscriptions / adhésions

• Traiter les inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; modalités de facturation ; confirmations clients ; relances clients ; production des déclarations et document légaux ; annulations et transferts ; etc.)
• Traiter la trésorerie associée : réception des moyens de paiement, enregistrement, remises en banque

Administration des activités

• Participer à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des dossiers d’inscription, conventions…

Secrétariat général:

• Assurer les secrétariats d'un ou de plusieurs responsables

CDD à pourvoir dès que possible

Salaire: application de la grille indiciaire ECLAT à l'indice 265 soit 1912.59€

Possibilité de travailler sur la commune de Toussus-le-Noble (78) et Paris 20ème

FORMATION:

• - Niveau Bac + 2 type gestion administrative
• -Connaître l'animation et/ou les ACM serait un plus

COMPETENCES:

• -Aisance dans la pratique de logiciels de base et métiers
• -Qualités rédactionnelles
• -Maîtrise de l’outil informatique: Word, Excel, Outlook, internet

EXPERIENCE:

• -expérience de la relation clientèle (accueil téléphonique et relation en direct)
• -expérience de la gestion financière et administrative: rédaction de conventions, facturation, relances clients, enregistrement des paiements

QUALITES:

• -Rigueur et organisation
• -Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation
• -Aisance relationnelle
• -Sens du travail en équipe et du Service Client