Assistant H/F

Gap-Emplois; Gap; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Gap-Emplois recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le Directeur et la Directrice adjointe. Vous assurez le suivi administratif des dossiers, préparez les tableaux de bord et les éléments de reporting, et participez au dispositif institutionnel.

Vous centralisez les informations, gérez les achats et la facturation, et participez à la préparation des réunions et au reporting. Poste en équipe, à proximité des services et établissements.

Qualifications

• Expérience d'au moins 1 an dans un poste administratif ou d'assistance.
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec différents services.

Responsabilités

• Interface entre les acteurs et les services
• Secrétariat et gestion administrative courante
• Gestion administrative et suivi des dossiers
• Gestion logistique et coordination avec les services
• Suivi des achats et transmission des éléments de facturation
• Rédaction et diffusion de documents institutionnels et compte rendus
• Préparation et suivi des réunions et échéances institutionnelles
• Suivi administratif du plan de développement des compétences et des financements OPCO

Description du poste

Vous contribuez à l'assistance d'un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité en réalisant des missions d'accueil, de secrétariat, de gestion administrative et de gestion logistique.

Vos missions principales :

• Interface entre les acteurs
• Secrétariat
• Gestion administrative
• Gestion logistique
• Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel

Rattaché(e) au Directeur et à la Directrice adjointe, vous assurez le suivi administratif de dossiers transversaux et contribuez à la fiabilité des outils de pilotage du Pôle.

Vos principales missions :

• Assurer le suivi administratif des dossiers, décisions, plans d'action, contrats, conventions et échéances relevant de la Direction;
• Elaborer et actualiser les tableaux de bord, échéanciers, outils de suivi et éléments nécessaires au reporting et à l'aide à la décision;
• Centraliser, vérifier, organiser et restituer les informations et pièces administratives transmises par les établissements et services;
• Préparer et suivre les dossiers des réunions, instances et échéances institutionnelles;
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents institutionnels, et assurer leur classement, leur archivage et leur traçabilité;
• Assurer le suivi administratif des achats, de la demande de devis jusqu'à la transmission des éléments de facturation, en lien avec les fournisseurs et les services concernés;
• Participer au suivi du recouvrement, notamment au contrôle des règlements, au suivi des créances et aux relances;
• Assurer le suivi administratif du plan de développement des compétences : inscriptions, conventions, financements auprès de l'OPCO et tableaux de suivi.

Experience: 1 An(s)Qualification: TechnicienSecteur d'activité: Hébergement social pour handicapés physiques