Assistant(e) administratif(ve) des Services Généraux H/F

ADI SECURITE INCENDIE; Six-Fours-les-Plages; On-site; EUR 23,000 - 27,000; Full time

Job summary

ADI SECURITE INCENDIE recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve)/Assistant(e) de Direction pour ses Services Généraux à Six-Fours-les-Plages. Le candidat doit démontrer de l’organisation, de la réactivité et de la polyvalence.

Vous serez chargé(e) de l’accueil, de la gestion des agendas, des déplacements et du suivi administratif, pour accompagner les équipes et le développement du groupe.

Qualifications

• De formation Bac +2 (souhaité) dans le domaine administratif.
• Vous avez une expérience de quatre ans sur un poste similaire.
• Maîtrise du Pack Office et orthographe correcte exigée.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
• Orienter les appels téléphoniques de l’accueil.
• Gérer les agendas, rendez-vous et diverses demandes de la Direction.
• Organiser les déplacements professionnels : hôtels, trains, avions et restaurants.
• Organiser et assurer la logistique des réunions professionnelles (salle, petit-déjeuner…).
• Participer au bon fonctionnement quotidien des services généraux.

Skills

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Pack Office

Orthographe

Travail en équipe

Sens du service

Education

Bac +2

Tools

SAGE

Job description

Lieu : SIX-FOURS

Type de contrat : CDI 35H

Salaire : De 23 160 € à 26 800 € (selon expérience professionnelle)

Convention collective : Métallurgie

Rejoignez un groupe familial en plein développement !

Qui sommes-nous ? ADI recrute pour sa HOLDING FINANCE DS !

Fondé en 1987, le Groupe familial ADI est un acteur reconnu dans la vente, l’installation, la vérification et la maintenance de matériel de sécurité incendie à l’échelle nationale.

La HOLDING FINANCE DS est composée de plusieurs services supports tels que les services RH et services généraux, qui travaillent avec les Responsables d'agences ADI.

Avec plus de 340 collaborateurs répartis dans 12 agences, ADI accompagne ses clients dans la protection incendie des personnes et des biens.

Dans le cadre d’un accroissement d'activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve)/ Assistant(e) de Direction pour nos Services Généraux au sein de l’agence à Six-Fours-les-plages.

Vous aimez l'organisation, le contact humain et les missions variées ? Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ? Alors ce poste est fait pour vous !

Être le point central de l'entreprise

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.


• Orientation des appels téléphoniques de l’accueil


• Gérer les agendas, rendez-vous et diverses demandes de la Direction.


• Organiser les déplacements professionnels : réservations d'hôtels, trains, avions et restaurants.


• Organiser et assurer la logistique de la mise en place des réunions professionnelles (préparation de la salle, réservation du petit-déjeuner…)


• Participer au bon fonctionnement quotidien des services généraux.

Piloter l'administration courante

• Préparation et gestion du courrier professionnel de l’ensemble du Groupe : réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier.


• Préparer les navettes hebdomadaires.


• Assurer le traitement des demandes internes des équipes techniques et administratives.


• Gérer les différentes boîtes mail fonctionnelles.

Assurer le suivi des achats et des fournisseurs

• Passer et suivre les commandes de fournitures, matériels et consommables.


• Établir et transmettre les bons de commande.


• Assurer le lien avec les fournisseurs et suivre les livraisons.


• Gérer l'équipement des nouveaux collaborateurs (vêtements professionnels, fournitures, etc.).

Participer à la gestion administrative

• Traiter, enregistrer et archiver les factures.


• Assurer le suivi des dépenses, déplacements et règlements.


• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.


• Gérer les devis, commandes et réceptions sur le logiciel SAGE.


• Veiller au respect des échéances administratives.

Suivre la gestion du parc automobile

• Organiser les rendez-vous d'entretien et de réparation avec les garages.


• Assurer le suivi administratif des véhicules.


• Coordonner les interventions avec les équipes terrain.


• Gérer les contraventions et leur règlement.


• Réaliser les suivis et reportings associés.

Profil recherché

• De formation Bac +2 (souhaité) dans le domaine administratif,


• Vous avez une expérience de quatre ans sur un poste similaire,


• Vous maîtrisez le Pack Office et l'orthographe.

Vos atouts

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome.


• Vous aimez la polyvalence et savez gérer plusieurs priorités simultanément.


• Vous avez le sens du service et appréciez le travail en équipe.


• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion.


• Vous faites preuve de discrétion, de professionnalisme et d'un excellent relationnel.

Pourquoi nous rejoindre ?

Une entreprise de 340 collaborateurs, où l’on travaille en collaboration avec les différents services et agences du groupe familial, parfois à 100 km à l'heure, mais toujours dans la bonne humeur.

Un environnement bienveillant et stimulant où votre autonomie et votre proactivité seront valorisées.