Assistant(e) administratif(ve) des Services Généraux H/F

ADI - Azurénne d’Incendie (Groupe ADI); Les Playes; Sur place; EUR 23 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

ADI - Azurénne d’Incendie (Groupe ADI) recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve)/ Assistante de Direction pour ses Services Généraux à Six-Fours les plages. CDI 35H, salaire entre 23 160 € et 26 800 €, rattaché à une holding familiale active dans la sécurité incendie.

Vous assurerez l’accueil et l’accueil téléphonique, la gestion des agendas et des déplacements, ainsi que le suivi des achats et du courrier.

Qualifications

• Formation Bac+2 dans le domaine administratif.
• Expérience de quatre ans sur un poste similaire.
• Maîtrise du pack Office et orthographe.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs et partenaires.
• Gérer les agendas, rendez-vous et demandes de la Direction.
• Organiser les déplacements professionnels et les réservations.
• Gérer la logistique des réunions et le suivi des achats.

Connaissances

Accueil physique et téléphonique

Gestion des agendas

Organisation et rigueur

Polyvalence

Formation

Bac+2 en administratif

Outils

SAGE

Pack Office

Description du poste

Lieu : SIX-FOURS

Type de contrat : CDI 35H

Salaire : De 23 160 € à 26 800 € (selon expérience professionnelle)

Convention collective : Métallurgie

Rejoignez un groupe familial en plein développement !

Qui sommes-nous ?

La HOLDING FINANCE DS est composée de plusieurs services supports tel que les services RH et services généraux, qui travaillent avec les Responsables d'agences ADI. Fondé en 1987, le Groupe familial ADI est un acteur reconnu dans la vente, l’installation, la vérification et la maintenance de matériel de sécurité incendie à l’échelle nationale.

Avec plus de 340 collaborateurs répartis dans 12 agences, ADI accompagne ses clients dans la protection incendie des personnes et des biens.

Dans le cadre d’un accroissement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve)/ Assistante de Direction pour nos Services Généraux au sein de l’agence à Six-Fours les plages.

Être le point central de l'entreprise

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
• Orientation des appels téléphonique de l’accueil
• Gérer les agendas, rendez-vous et diverses demandes de la Direction.
• Organiser les déplacements professionnels : réservations d'hôtels, trains, avions et restaurants.
• Organiser et assurer la logistique de la mise en place des réunions professionnelles (préparation salle, réservation petit déjeuner…)
• Participer au bon fonctionnement quotidien des services généraux.

Piloter l'administration courante

• Préparation et gestion du courrier professionnel de l’ensemble du Groupe : réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier.
• Préparer les navettes hebdomadaires.
• Assurer le traitement des demandes internes des équipes techniques et administratives.
• Gérer les différentes boîtes mails fonctionnelles.

Assurer le suivi des achats et des fournisseurs

• Passer et suivre les commandes de fournitures, matériels et consommables.
• Établir et transmettre les bons de commande.
• Assurer le lien avec les fournisseurs et suivre les livraisons.
• Gestion de l'équipement des nouveaux collaborateurs (vêtements professionnels, fournitures, etc.).

Participer à la gestion administrative

• Traiter, enregistrer et archiver les factures.
• Assurer le suivi des dépenses, déplacements et règlements.
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.
• Gérer les devis, commandes et réceptions sur le logiciel SAGE.
• Veiller au respect des échéances administratives.

Suivre la gestion du parc automobile

• Organiser les rendez-vous d'entretien et de réparation avec les garages.
• Assurer le suivi administratif des véhicules.
• Coordonner les interventions avec les équipes terrain.
• Gérer les contraventions et leur règlement.
• Réaliser les suivis et reportings associés.

Profil recherché :

• De formation Bac +2 (souhaité) dans le domaine administratif,
• Vous avez une expérience de quatre ans sur un poste similaire,
• Vous maîtriser le pack office et l'orthographe.

Vos atouts :

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome.
• Vous aimez la polyvalence et savez gérer plusieurs priorités simultanément.
• Vous avez le sens du service et appréciez le travail en équipe.
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion.
• Vous faites preuve de discrétion, de professionnalisme et d'un excellent relationnel.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Une entreprise de 340 collaborateurs, où l’on travaille en collaboration avec les différents services et agences du groupe familial, parfois à 100 km à l'heure, mais toujours dans la bonne humeur.
• Un environnement bienveillant et stimulant où votre autonomie et votre proactivité seront valorisées.