Assistant(e) Administratif(ve) d'Exploitation

Byblos Human Security; Serris; On-site; EUR 27,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime annuelle 1000€

CDI 35h

Job summary

Byblos Human Security à Serris recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) d'exploitation pour assurer le support administratif et logistique du service exploitation.

Vous rédigez les contrats, gérez les éléments variables de paie et élaborez les plannings des agents, tout en veillant au cadre légal et à l'accueil des partenaires et clients. Bac+2 et 1–3 ans d'expérience souhaités, maîtrise du Pack Office et des outils de planning.

Qualifications

• Expérience en assistanat administratif (1–3 ans minimum) dans le secteur de service.
• Maîtrise du Code du travail et connaissance de la CC prévention et sécurité.
• Maîtrise du pack Office et des logiciels de planning/exploitation du secteur.

Responsibilities

• Rédiger et suivre les contrats de travail et documents d'embauche.
• Collecter et contrôler les éléments variables de paie et les transmettre au service paie.
• Élaborer et mettre à jour les plannings des agents et gérer remplacements et absences.

Skills

Gestion administrative

Planification

Gestion du personnel

Rigueur

Réactivité

Esprit d'équipe

Education

Bac+2 ou équivalent

Tools

Excel

Pack Office

Logiciels planning

Job description

Mission principale:

Placé(e) sous le management de notre Directeur d’Agence et/ou d'Exploitation, l'Assistant(e) administratif(ve) d'exploitation assure le support administratif et logistique du service exploitation.

Il/Elle est garant(e) du respect du cadre légal et réglementaire dans la gestion administrative du personnel.

1) Gestion administrative du personnel d'exploitation et traitement d’éléments de paie:

• Rédiger et suivre les contrats de travail (CDI, CDD, contrats d'extra ou d'usage selon les besoins des événements), les avenants et les documents d'embauche (DPAE)
• Vérifier la validité des titres et autorisations des agents : carte professionnelle CNAPS,, habilitations spécifiques
• Suivre les échéances de formation et de renouvellement des cartes
• Collecter et contrôler les éléments variables de paie (heures, primes, indemnités) et les transmettre au service paie
• Assurer le suivi des absences, retards et arrêts de travail visites médicales

2) Gestion et suivi de la planification événementielle :

• Élaborer et mettre à jour les plannings des agents de sécurité selon les besoins de chaque événement et de chaque site
• Suivre la planification du calendrier événementiel : effectifs par événement, montées en charge, annulations et reports
• Gérer les remplacements (absences, congés, arrêts maladie) en lien avec le responsable d'exploitation
• Veiller au respect du Code du travail et de la convention collective (temps de repos, durée maximale du travail, heures de nuit, jours fériés)
• Diffuser les plannings et les modifications aux agents

3) Facturation et suivi administratif :

• Contrôler les heures effectuées
• Suivre les achats et les dotations (uniformes, EPI, matériel, badges)

4) Missions complémentaires

• Accueil téléphonique et physique de l'agence
• Gestion des commandes de fournitures

Idéalement diplômé(e) d’un Bac +2 (BTS Support à l'action managériale, Gestion de la PME etc.), vous disposez d’une expérience significative (de 1 à 3 ans minimum) en assistanat administratif, idéalement dans le secteur de service

Vous maîtrisez les fondamentaux d’un tel poste, notamment l’administration du personnel

Vous avez des notions de droit du travail et idéalement des connaissances de la convention collective de la prévention et de la sécurité

Vous maîtrisez le pack Office (notamment Excel) ainsi que les logiciels de planning ou de gestion d'exploitation du secteur

Vous savez vous adapter en fonction des situations et faites preuve de réactivité ainsi que d'une capacité à gérer les urgences.

Vous avez le sens de la discrétion et le respect de la confidentialité.

Vous faites preuve d'autonomie et possédez l'esprit d'équipe.

Nous vous propose :

• Un contrat CDI 35 heures rémunéré 30 K€ à l'année avec une prime variable annuelle de 1000€ (année complète)
• Rythme de travail: du lundi au vendredi, avec une disponibilité ponctuelle en cas d'urgence