Assistant(e) administratif et organisationnel d’exploitation H/F #ADE15439

ADECCO MAYOTTE; Mamoudzou; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

ADECCO MAYOTTE recherche un(e) Assistant(e) d'Exploitation pour coordonner les activités administratives et l'organisation opérationnelle. Vous assurerez l’interface entre les services, les clients et les équipes ADV, infographistes et techniciens, tout en veillant à la circulation des informations et au respect des délais.

Le poste implique le suivi des dossiers clients, la planification hebdomadaire et la tenue à jour des plannings, avec un rôle clé dans la communication et le reporting

Qualifications

• Formation ou expérience en gestion administrative ou assistanat de gestion.
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel).
• Bonne connaissance du cycle commercial: devis, validation client, fiche de travail, bon de livraison, facturation.

Responsabilités

• Planifier, organiser et prioriser les tâches des infographistes et le suivi des productions.
• Transmettre les éléments graphiques aux clients et assurer les validations.
• Assurer la relation client et le support administratif et participer à l’accueil des clients.
• Réaliser un reporting régulier de l’activité à la hiérarchie et communiquer avec les services internes.

Connaissances

Outlook

Word

Excel

Cycle commercial

Formation

Bac à Bac+2 en gestion administrative

Description du poste

Adecco recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) d'Exploitation qui assurera la coordination administrative et organisationnelle des activités d'exploitation. Véritable interface entre les différents services et les clients, il/elle veillera à la bonne circulation des informations, à la planification des activités et au suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation.

Rattachement hiérarchique

Sous la responsabilité de la Direction d'Exploitation et en lien direct avec les équipes ADV, les infographistes et les techniciens.

Organisation et planification

Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes. Assurer le suivi et la coordination des activités de production. Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire. Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.

Suivi des dossiers clients

Transmettre les éléments graphiques aux clients. Assurer le suivi des demandes de modifications. Obtenir et formaliser les validations clients. Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.

Relation client et support administratif

Assurer la communication commerciale avec les clients. Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients. Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV). Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.

Reporting et communication interne

Assurer un reporting régulier de l'activité auprès de la hiérarchie. Communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise. Remonter les informations nécessaires aux responsables opérationnels.

Profil recherché :

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word et Excel.
• Bonne connaissance des processus administratifs et commerciaux.
• Compréhension du cycle commercial :DevisValidation clientFiche de travailBon de livraisonFacturation

Compétences comportementales

• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication.
• Bon niveau d'expression orale et écrite.
• Rigueur, autonomie et réactivité.
• Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs interlocuteurs.
• Adaptabilité et facilité d'intégration.
• Dynamisme et motivation.

Formation et expérience

• Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
• Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.

Qualités recherchées

• Sens du service client.
• Esprit d'initiative.
• Polyvalence.
• Gestion des priorités et respect des délais.
• Aisance relationnelle.

Objectif du poste

Objectif du poste : garantir la fluidité des échanges entre les différents acteurs de l'exploitation et contribuer à la bonne organisation des opérations tout en assurant un suivi administratif de qualité.