Assistant du Corps Préfectoral H/F

Service Public; Annecy; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Service Public à Annecy recherche un assistant en chef du corps préfectoral pour assurer le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet. Vous coordonnez l'agenda, organisez les rendez-vous et assurez l'accueil.

Vous préparez les dossiers quotidiens, gérez les fournitures et suivez les budgets de la résidence, les missions et les invitations. Le poste exige discrétion, rigueur et capacité à travailler en équipe dans un contexte administratif.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Capacité à s'organiser et à prioriser les tâches en milieu administratif.
• Bonne communication écrite et orale, avec discrétion et précision.

Responsabilités

• Gère l'agenda du préfet et du directeur de cabinet, suit les demandes et invitations.
• Assure l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous du corps préfectoral.
• Prépare les dossiers quotidiens et suit les dossiers réservés.
• Gère les fournitures et l'organisation des obligations de la résidence (repas, invitations, menus).
• Suit les budgets de la résidence, les frais de représentation et les ordres de mission.

Connaissances

Informatique/Bureautique

Organisation

Gestion budgétaire

Travail en équipe

Sens de synthèse

Outils

Suite Office

Description du poste

GROUPE RIFSEEP: 1Vos activités principales :Le pôle Secrétariat assure conjointement le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet. Ainsi, l'assistant en chef est en lien quotidien avec le préfet, le directeur de cabinet mais aussi l'ensemble des sous-préfets et de nombreux partenaires extérieurs de haut niveau (élus, chefs d'entreprises, présidents d'associations, personnalités...).Les tâches sont partagées entre les agents du pôle via la fonction de coordination de l'assistant en chef du corps préfectoral. Les deux assistants sont fonctionnellement rattachés au préfet pour l'assistant en chef et au directeur de cabinet pour l'assistant du corps préfectoral.Sous l'autorité de l'assistant en chef du corps préfectoral, l'assistant du corps préfectoral:

• - Gère l'agenda du préfet et du directeur de cabinet, suit les demandes et invitations.
• - Assure l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous du corps préfectoral.
• - Prépare les dossiers quotidiens.
• - Commande les fournitures.
• - Gère l'organisation des obligations de la résidence (repas, invitations, menus, plans de table...).
• - Suit les budgets de la résidence, les frais de représentation et les ordres de mission.
• - Gère les déplacements (réservations trains, hôtels...).
• - Tient à jour les tableaux de permanence et d'astreinte.
• - Réalise des missions d'assistance administrative (rédaction de courriers simples et d'invitations, suivi des dossiers réservés comme les évaluations ou les validations de congés...).

Spécificités du poste/ Contraintes / sujétions:Le poste implique un roulement entre les membres du pôle Secrétariat sur la présence horaire et la prise de congés.Polyvalence.Discrétion.Réactivité.Rigueur.Disponibilité.Vos perspectives :Les missions confiées permettent d'occuper des postes d'assistant de direction ou de traitement de dossiers dans des domaines similaires. Il permet également de connaître l'environnement professionnel, de manière transversale, compétence qui peut être valorisée lors d'un concours administratif

Vos compétences principales mises en oeuvre:Connaissances techniques-

• - connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
• - avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise requis
• - avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique requis

Savoir-faire-

• - savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
• - savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
• - avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir être-

• - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
• - savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• - savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
• - savoir accueillir : niveau maîtrise requis