Assistant direction et facturation (F/H)

Actual Talent; Paris; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Actual Talent recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour un cabinet sociable et dynamique en droit social, composé d'une équipe de 25 personnes. Vous travaillerez avec 2 assistantes seniors afin de soutenir l’ensemble des avocats et d’assurer la gestion administrative, la facturation et l’organisation des déplacements.

Le poste implique la préparation et la constitution des dossiers, le suivi strict des délais et une participation active à l’amélioration des procédures internes.

Responsibilities

• Gestion administrative globale : traitement du courrier (physique et électronique) et accueil téléphonique/physique des clients
• Saisie, mise en forme et relecture de actes, consultations, conclusions, courriers et supports de formation
• Préparation et constitution des dossiers de plaidoirie et de tirés à part
• Suivi rigoureux des calendriers de procédure et gestion des agendas
• Classement, numérisation et archivage structuré des dossiers physiques et numériques
• Saisie et suivi des temps passés par les intervenants
• Organisation logistique des déplacements et prise de rendez-vous
• Suivi et mise à jour régulière des indicateurs Qualité
• Réalisation de toutes tâches annexes nécessaires à la bonne marche du Cabinet, conformément aux procédures internes.
• Édition et vérification des fiches de pré-facturation après saisie des temps
• Établissement des notes d'honoraires après validation par l'associé référent
• Transmission des factures aux associés pour contrôle, validation et signature
• Envoi multi-canal des notes d'honoraires et auto-contrôle des émissions
• Numérisation et classement des notes signées dans le logiciel de facturation
• Mise à jour des fiches clients et des dossiers dans le respect des process établis
• Transmissions des pièces au service comptabilité/facturation pour archivage
• Suivi et relance des proformas, bons de commande et débours à facturer
• Mise à jour continue des fiches clients et des dossiers dans le respect des process établis
• Participation à la mise à jour et à l'optimisation des procédures de facturation spécifiques par client

Job description

Rejoignez un cabinet bienveillant et dynamique spécialisé en droit social de 25 personnes.Vous travaillez en collaboration avec 2 assistantes seniors pour assister l'ensemble des avocats et aurez pour mission:

Assistanat de Direction

• Gestion administrative globale : traitement du courrier (physique et électronique) et accueil téléphonique/physique des clients,
• Saisie, mise en forme et relecture de actes, consultations, conclusions, courriers et supports de formation,
• Préparation et constitution des dossiers de plaidoirie et de tirés à part,
• Suivi rigoureux des calendriers de procédure et gestion des agendas,
• Classement, numérisation et archivage structuré des dossiers physiques et numériques,
• Saisie et suivi des temps passés par les intervenants,
• Organisation logistique des déplacements et prise de rendez-vous,
• Suivi et mise à jour régulière des indicateurs Qualité (Système de Management de la Qualité),
• Réalisation de toutes tâches annexes nécessaires à la bonne marche du Cabinet, conformément aux procédures internes.

Facturation

• Édition et vérification des fiches de pré-facturation après saisie des temps,
• Établissement des notes d'honoraires après validation par l'associé référent,
• Transmission des factures aux associés pour contrôle, validation et signature,
• Envoi multi-canal des notes d'honoraires (courrier, email, dématérialisation sur plateformes clients) et auto-contrôle des émissions,
• Numérisation et classement des notes signées dans le logiciel de facturation,
• Mise à jour des statuts d'avancement (« facture définitive transmise ») dans l'outil de gestion,
• Transmissions des pièces au service comptabilité/facturation pour archivage,
• Suivi et relance des proformas, bons de commande (PO) et débours à facturer,
• Mise à jour continue des fiches clients et des dossiers dans le respect des process établis,
• Participation à la mise à jour et à l'optimisation des procédures de facturation spécifiques par client,