Assistant de service H/F

Nantes Métropole; Nantes; Sur place; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Carte restaurant

Participation transports

Mutuelle santé

Contrat prévoyance

COS - chèques vacances et culture

Aide familiale

Carte loisirs

Résumé du poste

Nantes Métropole recherche un Assistant de service H/F pour soutenir le service Risques et Crises et les unités associées. Vous travaillerez sous l’autorité du responsable de service et en lien avec l’assistante de direction, assurant la continuité durant les périodes de congé.

Vos missions vont de l’organisation des réunions et de la gestion des agendas à la gestion du secrétariat et des documents, avec une attention particulière à la confidentialité et à l’efficacité administrative.

Qualifications

• Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux.
• Appétence pour les outils numériques et les outils bureautiques.
• S’organiser et gérer les priorités en contexte multi-demande.
• Bon sens relationnel et travail en transversalité.
• Autonomie, polyvalence et adaptabilité, notamment en crise.
• Connaître l’environnement des collectivités locales serait un plus.

Responsabilités

• Contribuer à l’organisation de l’activité du service.
• Gérer les agendas et planifications des responsables.
• Préparer et organiser des réunions et évènements, rédiger des comptes rendus.
• Gérer le secrétariat courant et le courrier via le logiciel métier.
• Gérer les listes de diffusion et les documents de la permanence.
• Gérer les achats de fournitures et le matériel bureautique.
• Contribuer à la gestion administrative et RH.
• Suivre le planning des congés et les marchés publics.

Connaissances

Secrétariat

Gestion administrative

Rédaction claire

Outils numériques

Bureautique

Organisation

Gestion des priorités

Réactivité

Travail en équipe

Description du poste

Nature de l'emploi

Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

Intitulé du poste

Assistant de service H/F

Temps de travail

Temps complet

En quelques mots

Au sein de la Direction Risques et Protection des Populations, composée de 5 services, le service Risques et Crises (25 agents) est composé de 3 unités : le Centre de Réception des Appels Institutionnels et d'Organisation de la Logistique (CRAIOL), l’unité Préparation et Gestion des Urgences et des Crises, et l’unité Prévention et Culture du Risque.

Description Du Service Et Du Poste

Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l’assistante de direction, et les assistantes des autres services, notamment pour assurer la continuité en période de congés.

Missions principales

• Contribuer à l’organisation de l’activité du service
• Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d’unités
• Préparer et organiser des réunions et évènements, rédiger ponctuellement des compte rendus
• Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier,gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service
• Gérer les listes de diffusion des projets pilotés par le service
• Gérer les documents de la permanence hebdomadaire des directeurs généraux
• Contribuer à la gestion administrative et RH
• Assurer le suivi du planning des congés du service
• Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques
• Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service
• Aider à la création de documents et à leur mise en forme : fiches, affiches, diaporamas de présentation…
• Mettre à jour régulièrement des documents d’information sur le service : organigrammes, documents de communication...
• Participer aux activités courantes du service
• Assurer le suivi des arrêtés municipaux d’urgence rédigés par le service, en lien avec les autres assistantes de la Direction
• Aider à la gestion des espaces collaboratifs
• Suivre les marchés publics et les bons de commande
• Appuyer l’unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions
• Appuyer l’unité préparation et gestion de crise : aide à la gestion des moyens logistiques
• Participer à la gestion des crises

Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise

Profil recherché

• Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux
• Appétence pour les outils numériques
• Maîtriser les outils bureautiques
• S’organiser et gérer les priorités
• S’adapter à des demandes multiples et simultanées, être réactif
• Bon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalité
• Faire preuve d’autonomie, de polyvalence et d'adaptabilité, notamment lors des crises
• Connaître l'environnement des collectivités locales serait un plus.

Conditions d'exercice

Rémunération

Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de Service Public

Avantages

Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateur·rice·s.

• Carte restaurant (210,90€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60% par mois
• Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
• Prestations du comité́ des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
• Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises

Poste ouvert au télétravail

Oui

Contacts et informations complémentaires

Besoin d'informations sur le poste ?

Isabelle BESANCON, Responsable service risques et crises au 06 07 49 08 45

Besoin d’informations sur votre candidature ?

Corinne PECOT département RH au 07 65 18 24 09

Localisation employeur

Ville

NANTES