Assistant de la direction générale (F/H)

Isere; Grenoble; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Isère recrute un Assistant de la direction générale (F/H) pour soutenir la Directrice générale adjointe et le Directeur général adjoint. Vous assurez l'accueil, le suivi des dossiers, la gestion d'agendas et l'appui administratif du Risk Manager.

Vous interviendrez auprès des élus et de leurs assistants, gérez les courriers, les réunions et les moyens généraux, et contribuez à la continuité du service.

Qualifications

• Discrétion exigée et sens du secret professionnel.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des progiciels métiers.
• Bon relationnel et capacité à communiquer clairement.
• Réactivité et sens de l'organisation face aux priorités.
• Rigueur et connaissance des services départementaux et de leurs missions.
• Capacité à renseigner et orienter les usagers, à gérer incidents d'exploitation de 1er niveau.
• Aptitude à installer équipements informatiques et téléphoniques et à assister les utilisateurs.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Suivre les dossiers et courriers, relancer les directeurs et instruire les dossiers.
• Gérer les agendas et organiser les réunions des DGA.
• Traiter le courrier et les parapheurs, rédiger des notes et comptes rendus.
• Contrôler les rapports présentés à l’Assemblée et assurer la gestion des moyens généraux.
• Gérer certains dossiers administratifs du Risk Manager.
• Organiser les temps de cohésion et de convivialité de la direction générale.

Connaissances

Discrétion

Bureautique

Progiciels métiers

Relationnel

Réactivité

Organisation

Rigueur

Connaissance des services département

Renseignement usagers

Incidents 1er niveau

Installations IT

Assistance utilisateurs

Description du poste

Assistant de la direction générale (F/H)

Oser l'Isère et rejoindre le Département, c'est choisir une carrière à la hauteur de vos envies et de vos ambitions. Avec plus de 4 700 agents exerçant dans 250 métiers différents, le Département est une collectivité territoriale engagée au service des Isérois au quotidien dans les domaines de la santé, du handicap et du grand âge, de l'action sociale et l'insertion, des mobilités, de l'éducation, du tourisme et de la culture. En rejoignant nos équipes, vous intégrerez une collectivité innovante qui place l'usager en son cœur et contribue à relever le défi des transitions, des transformations numériques et de la modernisation des services publics. Notre politique de Ressources Humaines est fondée sur des engagements forts : inclusion des personnes en situation de handicap, égalité professionnelle femmes-hommes, accompagnement des agents dans leur évolution de carrière et développement de leurs compétences.

Assurer l'assistance de direction de la Directrice générale adjointe chargée de la famille et du Directeur général adjoint chargé de l'équité territoriale et l'appui administratif du Risk Manager. Remplacer les autres assistantes de la direction générale.

Activités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Assurer le suivi des dossiers et/ou courriers : relancer les directeurs sur les courriers et dossiers signalés, instruire et suivre les dossiers, mise en forme de courriers ou notes, rédaction de comptes-rendus de réunions
• Gérer des agendas et organiser des réunions pour les DGA concernés
• Traiter le courrier (papier électronique) contenu dans les parapheurs
• Contrôler les rapports présentés à l'Assemblée départementale et/ou à la Commission permanente contenus dans les parapheurs Assurer la gestion des moyens généraux
• Assurer la gestion administrative de certains dossiers pour le Risk Manager (commissions locales d'information nucléaire iséroises, vidéoprotection, astreintes)
• Organiser les temps de cohésion et de convivialité de la direction générale

Compétences requises

• Discrétion
• Connaissance et pratique des logiciels bureautiques
• Connaissance et pratique des progiciels métiers
• Qualité relationnelle
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Connaissance des acteurs des partenaires et de leurs missions
• Rigueur
• Connaissance des services départementaux
• Capacité à renseigner et orienter les usagers
• Capacité à gérer des incidents d'exploitation de 1er niveau
• Capacité à installer des équipements informatiques et téléphoniques
• Capacité à assister les utilisateurs

Spécificités du poste

• Contacts fréquents avec les élus et leurs assistants
• Contraintes horaires
• Assurer la continuité de service

Rémunération

Rémunération selon expérience du candidat Pour les agents titulaires :

• Traitement de base selon la grille indiciaire
• Régime indemnitaire de niveau B2
• Complément de rémunération annuel versé en fonction des modalités en vigueur au sein de la collectivité

Pour les agents contractuels :

• Traitement de base déterminé en fonction du parcours professionnel
• Régime indemnitaire de niveau B2
• Complément de rémunération annuel versé en fonction des modalités en vigueur au sein de la collectivité

Le Département de l'Isère offre à ses agents la possibilité de bénéficier de différents services:

• Association du personnel (tarifs négociés vacances / loisirs / billetterie, chèques vacances, achats groupés)
• Association sportive du personnel (réductions dans différentes salles de sport, proposition de cours de yoga, Pilates…)
• Participation employeur au titre de la protection sociale complémentaire ( mutuelle Santé et/ou prévoyance )
• Accès au restaurant administratif ou tickets restaurant soumis à conditions de ressources
• Plan de mobilité (PDM) qui prend en charge le remboursement partiel à hauteur de 75% des abonnements de transports en commun pour les trajets domicile-travail , le forfait mobilités durables (FMD) pour les trajets en vélo, en vélo électrique, en covoiturage , la participation à l'achat d'un vélo à assistance électrique ou kit d'électrification.

Autres informations

Un agent à temps complet travaille 40 heures par semaine, il bénéficie de 31 jours de congés annuels et de 21 jours de RTT.

Les agents de la fonction publique ont des possibilités d'évolution ou de mobilité géographique ou fonctionnelle, mais aussi des facilités d'accès à la formation (au-delà du Compte Personnel de Formation, conseils lors des entretiens annuels, accès à un plan de formation fourni, ou à des dispositifs certifiants).

Cadre(s) Emplois Adjoints administratifs territoriaux, Rédacteurs territoriaux

Référencei4292-26CC401A

Contact Métier

DE ROYER DUPRE Hortense, Directrice générale adjointe chargée du pôle ressources

CHAUMIER Céline, Gestionnaire recrutement