Assistant de la direction Enfance H/F CLAVIM

Ville d'Issy Les Moulineaux

France

On-site

EUR 28,000 - 36,000

Full time

14 days+

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Benefits offered by this job

25 jours de congés annuels

13e mois + CIA (indemnité annuelles)

Chèque Vacances

Chèque CESU

Mutuelle et prévoyance

Job summary

Ville d’Issy-les-Moulineaux recherche un(e) collaborateur(trice) pour assister et épauler la Directrice Enfance et les Responsables des Accueils de Loisirs dans l’organisation des activités périscolaires et des loisirs du CLAVIM.

Ce poste, ouvert exclusivement aux titulaires, implique la gestion des déclarations, des contrats et des formations des animateurs, ainsi que la coordination avec le SDJES 92 et les services municipaux. Temps de travail 37h30, catégorie B.

Qualifications

Poste réservé aux titulaires, ouverture exclusive pour les titulaires.

Responsibilities

Assurer l’organisation, la coordination et la gestion des accueils périscolaires et de loisirs du CLAVIM.
Suivre les déclarations et procédures liées à l’organisme de tutelle (SDJES 92) et maintenir les documents en conformité.
Gérer les relations avec les familles: inscriptions, certificats médicaux et attestations de présence.
Élaborer et suivre les contrats des animateurs et suivre les formations BAFA/BAFD.
Gérer les procédures TELISS, plans de vacances et coordination avec les services techniques et restauration.

Job description

Entreprise

La Ville d’Issy-les-Moulineaux, située aux portes de Paris, est reconnue pour son engagement en faveur de l’innovation, du développement durable et de la qualité du service public. Forte d’une équipe dynamique et investie, elle œuvre quotidiennement à améliorer le cadre de vie des habitants et à promouvoir une ville moderne, inclusive et connectée.

Le CLAVIM (Cultures, Loisirs, Animations de la Ville d’Issy-les-Moulineaux) est une association loi 1901 qui intervient pour le compte de la Ville afin de développer des actions éducatives, culturelles et d’animation. Elle accompagne les habitants à tous les âges, de l’enfance à la parentalité, en proposant notamment des accueils de loisirs, des activités culturelles, du soutien éducatif et des actions favorisant le vivre ensemble.

Poste

Assister et épauler la Directrice Enfance et les Responsables des Accueils de Loisirs maternels et élémentaires sur l'organisation, la coordination et la gestion des accueils périscolaires et de loisirs du CLAVIM.

1- Mission de gestion du suivi de la réglementation en lien avec l'organisme de tutelle des Accueils Collectifs de Mineurs : Le Service Départemental de la Jeunesse, de l’Engagement et du Sport des Hauts de Seine (SDJES 92)

déclarations des accueils périscolaires et de loisirs sur la Téléprocédure d’Accueil de Mineurs (TAM)
mise à jour des équipes d'encadrement en cours d'année
suivi des habilitations annuelles et pour chaque session de vacances scolaires
suivi et transmission des documents en conformité avec la réglementation
Intégration du personnel de restauration, agents d’accueil et ATSEM sur TAM, en lien avec la GAE et le prestataire de la restauration
Saisie des stages pratiques BAFA et BAFD sur TAM

2- Relations avec les familles

gestion des demandes des familles concernant les inscriptions aux activités (régularisations des contestations de factures, gestion des certificats médicaux, élaboration des attestations de présences, suivi des demandes de dérogations avec la Direction Enfance) en binôme avec la 2ème assistante du secteur
gestion de la messagerie TELISS, et mise à jour des réponses types en binôme avec la 2ème assistante du secteur
rédaction de courriers en direction des parents

3- Ressources humaines

élaboration et suivi des contrats de travail des animateurs du secteur élémentaire, enregistrement des dossiers des nouvelles embauches sur le Logiciel SAGE
suivi des formations BAFA et BAFD des animateurs et directeurs en lien avec la Direction du Personnel du CLAVIM
envoi de réponses négatives aux candidatures à la demande de la direction

4- Missions administratives du secteur Enfance

suivi des procédures TELISS pour la gestion des inscriptions liées aux accueils de loisirs, lien avec les agents d'accueil des écoles, communication des informations aux parents
Paramétrage des sessions de vacances scolaires sur TELISS
participation à la préparation des sessions de vacances (effectifs prévisionnels, relation avec les Services Techniques pour les éventuels travaux dans les écoles, transmissions des différents documents aux équipes d'animation…), soutien au secteur élémentaire (centralisation des candidatures des animateurs, commandes de cars…)
relation avec le prestataire de restauration scolaire (commandes de repas, facturation, effectifs prévisionnels, suivi des effectifs réels, commandes de pique-nique…)
suivi des déclarations d'accident d'enfants
suivi des demandes de travaux ou de prêt de matériel auprès du Centre Technique (ATAL) ou de Spie
tenue des tableaux de statistiques des fréquentations des accueils de loisirs les mercredis et durant les vacances scolaires

4- Suivi des projets Enfance

soutien à la Direction Enfance pour la mise en place et le suivi des projets du secteur Enfance : Droits de l'Enfant, le Prix des Incorruptibles, les Rues Aux Enfants...

5- Gestion Administrative et 0rganisationnelle de dossiers ponctuels auprès du directeur du CLAVIM

Convocation aux réunions à l’ensemble du personnel CLAVIM
Rédaction et frappe de certains courriers à la signature du Président du CLAVIM
Rédaction et frappe des notes d’information et de communication au Président du CLAVIM
Gestion en interface pour l’ensemble du secteur Enfance : fiches option cabinet du Maire

Profil

Nos avantages