Agent d’accueil à l’Espace Andrée Chedid – CLAVIM H/F

Ville d'Issy Les Moulineaux; France; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

25 jours de congés annuels

Prime de 13e mois

Chèque Vacances

Mutuelle et prévoyance

Tickets restaurant

Job summary

La Ville d’Issy-les-Moulineaux recrute un(e) chargé(e) d’accueil pour l’Espace Andrée Chedid. Vous serez le premier point de contact des publics et assurerez l’accueil, l’orientation et le renseignement, tout en participant ponctuellement au secrétariat et à des animations.

Vous travaillerez sous la coordination de la Responsable de l’accueil, dans un cadre associatif et municipal, avec des avantages tels que congés annuels et primes, ainsi que des prestations (mutuelle, prévoyance et tickets

Qualifications

• Connaissance des techniques d'accueil et d'orientation du public.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à communiquer clairement à l'oral et à l'écrit.
• Réactivité et sang-froid face à des situations d'urgence.
• Excellentes qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
• Polyvalence et adaptabilité sur diverses missions.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les publics et les familles, premier interlocuteur.
• Informer et orienter vers les services internes ou externes concernés.
• Gérer les inscriptions, les rendez-vous et le courrier via le logiciel GRC.
• Veiller au respect des règles de sécurité et signaler les dysfonctionnements.
• Installer et désinstaller les salles et préparer les espaces avant les manifestations.

Skills

Accueil du public

Maîtrise bureautique

Expression écrite et orale

Réactivité en urgence

Relations interpersonnelles

Polyvalence

travail en équipe

Tools

GRC

Atal

Job description

Entreprise

La Ville d’Issy-les-Moulineaux, située aux portes de Paris, est reconnue pour son engagement en faveur de l’innovation, du développement durable et de la qualité du service public. Forte d’une équipe dynamique et investie, elle œuvre quotidiennement à améïler le cadre de vie des habitants et à promouvoir une ville moderne, inclusive et connectée.

L'Espace Andrée Chedid est un établissement de la Ville d’Issy-les-Moulineaux, géré par l'association Cultures Loisirs Animations de la Ville d’Issy-les-Moulineaux (CLAVIM). Il impulse, coordonne des animations poétiques et philosophiques et propose expositions, spectacles, lectures. Il intervient également dans les domaine du numérique, de la culture, de la prévention et de la santé.

L'espace conjugue un lieu enfant-parents, une halte-garderie, des lieux d'accueil et d'écoute pour adolescents, des structures dédiées aux relations enfants-parents-grands-parents, carrefour associatif orienté sur les questions relatives au droit de la famille, aux naissances multiples, à l'adoption, à la médiation interculturelle, au handicap..

Poste

L'Espace Andrée Chedid est un établissement de la Ville d’Issy-les-Moulineaux, géré par l'association Cultures Loisirs Animations de la Ville d’Issy-les-Moulineaux (CLAVIM). Il impulse, coordonne des animations poétiques et philosophiques et propose expositions, spectacles, lectures. Il intervient également dans les domaine du numérique, de la culture, de la prévention et de la santé.L'espace conjugue un lieu enfant-parents, une halte-garderie, des lieux d'accueil et d'écoute pour adolescents, des structures dédiées aux relations enfants-parents-grands-parents, carrefour associatif orienté sur les questions relatives au droit de la famille, aux naissances multiples, à l'adoption, à la médiation interculturelle, au handicap..

Mission principale : Dans le respect des exigences posées par un accueil généraliste, le(la) Chargé(e) d’accueil a pour mission d'accueillir, renseigner et orienter le public, dont il/elle est le premier interlocuteur. Les missions s'étendent également aux activités de secrétariat et à une participation ponctuelle aux animations. Il (elle) travaillera sous la coordination de la Responsable de l’accueil.

Description des missions

• Accueillir et renseigner les publics – familles, parents, enfants, adolescents (90 % du poste)
• Veiller au respect des règles de sécurité de l’établissement (10% du poste)

Mission 1 - Accueillir et renseigner les publics usagers (enfants, adolescents, parents, familles, grands-parents),

• Accueillir au téléphone et à l’espace d’accueil: renseignement de 1er niveau, orientation des appels et des usagers vers les services compétents (internes ou externes), prise de rendez‑vous
• Informer les usagers des événements et des manifestations de la Ville ou de ses partenaires
• Renseigner sur l’organisation des activités de l’établissement, de l’association CLAVIM et celles des services de la commune
• Inscrire autant que nécessaire les personnes demandeuses aux événements et permanences
• Orienter le public vers les interlocuteurs compétents (services ou organismes ou associations)
• Noter et transmettre les messages aux différents services
• Remonter à sa hiérarchie les observations faites par les usagers se rapportant au fonctionnement des services de la Ville
• Assurer le traitement des courriels entrants et des formulaires « contact » : tri , rédaction des réponses aux demandes de 1er niveau, transfert des courriels au(x) service(s) compétent(s) au-delà du 1er niveau
• Enregistrer le courrier/courriel dans le logiciel GRC
• Gérer la réservation des salles de réunion
• Tenir à jour le stock de fournitures de bureau
• Participer ponctuellement à diverses manifestions : conférences, expositions, animations, spectacles…

Mission 2 – Veiller au respect des règles de sécurité de l’établissement

• Veiller aux bonnes conditions d’accueil du public et au respect des procédures de sécurité
• Signaler les dysfonctionnements des équipements de sécurité (alarme incendie, système anti intrusion, accès à l’équipement,)
• Déclarer les interventions et réparations techniques en utilisant le logiciel Atal

Mission 3 - Installer et désinstaller les salles

• Installer des salles, chaises, tables, en fonction d'un plan établi,
• Installer divers outils multimédias,
• Ranger le matériel utilisé.

Profil

Compétences et qualités requises :

• Connaissance des techniques d'accueil,
• Capacité à utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
• Capacité à s'exprimer à l'écrit comme à l'oral,
• Capacité à réagir aux situations d'urgence,
• Excellentes qualités relationnelles,
• Polyvalence,
• Sens du travail en équipe.

A savoir:

• Poste de Catégorie C - Ouvert aux titulaires, uniquement.
• Temps complet - Durée hebdomadaire : 37 heure
• Du lundi au jeudi : 8h30 - 12h / 13h 17h
• Vendredi : 8h30 - 12h / 13h 16h30
• Il peut-être proposé d'effectuer des heures supplémentaires lors d'évènements.

Nos avantages

• 25 jours de congés annuels / 14 jours de RTT
• Prime de 13ème mois + Prime de CIA (Complément Indemnitaire Annuel)
• Nombreux avantages via le COS (Chèque Vacances / Chèque CESU, etc.…)
• Carte ticket restaurant (10€/jour)
• Participation à la mutuelle et la prévoyance
• + d'autres avantages. Rejoignez-nous !