Assistant de gestion VAE - F/H

GIP Paris Formations & Compétences; Paris; Sur place; EUR 22 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Transport 75%

Restauration d’entreprise

Congés 44 jours + 3 à 5 jours bonifiés

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

GIP Paris Formations & Compétences recherche un/une chargé(e) de gestion VAE pour un remplacement de 3 mois renouvelable. Vous assurerez le suivi administratif et financier des parcours VAE et garantirez le respect des procédures.

Vous coordonnerez les dossiers, accompagnerez les acteurs et assurerez le reporting financier en lien avec le département DAVA. Poste en CDD à temps plein à Paris.

Qualifications

• Diplômé(e) Bac+3 minimum et au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire en gestion administrative ou financière.
• Bonne connaissance du dispositif VAE et de son environnement administratif.
• Maîtrise des conventions, des financements OPCO et des modalités CPF.
• Capacité à constituer et suivre des dossiers administratifs et financiers VAE.
• Aisance dans la relation avec les candidats, entreprises et partenaires.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi (bases de données, tableaux de bord).
• Rigueur, sens de l’organisation et respect des procédures.

Responsabilités

• Constituer les dossiers financiers VAE des candidats et des entreprises (chèquiers VAE, conventions, CPF, OPCO).
• Assurer le suivi administratif et financier des conventions et frais de certification.
• Contrôler les émargements avant facturation et émettre les factures liées à la VAE.
• Utiliser les outils de gestion VAE et financiers (IVAE, GFI, CHORUS, EDOF).
• Réaliser les tableaux de bord et reportings financiers (IVAE).
• Suivre l’activité d’accompagnement VAE et planifier les actions.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Relation candidats

Travail en équipe

Rigueur

Discrétion

Service public

Formation

Bac+3 minimum

Outils

IVAE

GFI

CHORUS

EDOF

Description du poste

Qui sommes‑nous ?

Le réseau de la formation professionnelle de l’académie de Paris : Paris Formations & Compétences (bilans de compétences, VAE, formations par apprentissage, formation continue, ingénierie de formation) accompagne tous les publics tout au long de la vie. Nos missions : garantir l’insertion et la réussite professionnelle à tous nos bénéficiaires

Vos missions

Rattaché(e) au département du DAVA, vous serez un acteur clé du déploiement et du suivi liée à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), dans le cadre d’un remplacement de 3 mois renouvelable. À ce titre, vous contribuerez à la continuité du suivi qualité des parcours VAE, à l’accompagnement des acteurs concernés et au respect des exigences réglementaires et des référentiels en vigueur.

Gestion administrative et financière de la VAE :

• Constituer les dossiers financiers VAE des candidats et des entreprises (chéquiers VAE, conventions individuelles et entreprises, CPF, OPCO).
• Assurer le suivi administratif et financier des conventionnements (accompagnement et frais de certification).
• Contrôler les émargements avant facturation.
• Émettre, suivre et relancer les factures liées à la VAE.
• Utiliser les outils de gestion VAE et financiers : IVAE, fichiers de suivi des conventions, GFI, CHORUS, EDOF.
• Assurer le suivi financier de l’activité VAE et produire les tableaux de bord et reportings (IVAE).

Suivi de l’activité d’accompagnement VAE

• Constituer les groupes d’accompagnement VAE du DAVA.
• Assurer le suivi de la planification des actions d’accompagnement.
• Appuyer l’organisation administrative des parcours VAE des candidats.

Information, accueil et premier niveau de conseil VAE

• Traiter les demandes des candidats et des entreprises relatives à la VAE et à ses modalités de financement.
• Assurer l’accueil téléphonique et le premier niveau d’information.
• Participer aux entretiens d’information collective ou individuelle et à l’animation de réunions, en appui de l’équipe.

Organisation des sessions de validation

• Participer à l’organisation administrative des sessions de validation VAE.
• Réaliser la saisie et le contrôle des données dans les outils dédiés, selon les besoins du service.

Démarche qualité VAE

• Appliquer et suivre les procédures qualité mises en œuvre au sein du DAVA et du GIP FCIP.
• Contribuer à la production et à la mise à jour des outils nécessaire à la démarche qualité.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs VAE.

Liste non exhaustive

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Profil recherché

Vous êtes diplômé(e) d’un Bac+3 minimum et disposez d’au moins 3 an d’expérience sur un poste similaire en gestion administrative ou financières, idéalement dans le secteur de la VAE.

• Bonne connaissance du dispositif VAE et de son environnement administratif.
• Maîtrise des conventions, des financements OPCO et des modalités CPF.
• Capacité à constituer et suivre des dossiers administratifs et financiers VAE.
• Aisance dans la relation avec les candidats, entreprises et partenaires.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi (bases de données, tableaux de bord).
• Rigueur, sens de l’organisation et respect des procédures.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe.
• Autonomie, réactivité et sens du service public.

Avantages

• 75% du titre de transport,
• Accès au restaurant d’entreprise,
• 44 jours de congés + 3 à 5 jours bonifiés,
• Télétravail possible 1 jour/semaine selon missions.
• Rémunération comprise entre 22 000 et 25000 euros brut / an selon profil. (Cat A)
• CDD 3 mois – Temps plein (37h/semaine) – 1 607 h annuelles.

Si vous êtes animé(e) par le sens du service public et le travail en équipe, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.