Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA - H/F

IFPRA de Normandie; Mont-Saint-Aignan; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

IFPRA de Normandie, implant9e Mont-Saint-Aignan, recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative et financi9re pour assurer l9yopé des jurys VAE et accompagner les blocs administratifs associ9s. Poste contractuel de cat22orie B.

Le candidat assurera la r9alisation de devis, le suivi des conventions, la facturation et l9l2aa des documents, tout en g9rant les courriers et l9 archivages selon les proc9dures DAVA.

Qualifications

• Connaissance de la VAE et du cadre rectoral.
• Notions sur la formation continue et l92organisation rectorale.
• Notions sur la r1glementation financi1re et les normes comptables.

Responsabilités

• G9stion administrative des jurys VAE (devis, conventions, frais d37inscription, organisation jury).
• Renseigner des indicateurs financiers et suivre les tableaux de suivi.
• Gestion des dossiers candidats, convocations et documents l9gaux d7examens.

Connaissances

Connaissance VAE

Formation continue et organisation r0

R1glementation financi1re

Outils

Excel

Word

Comptables / Extranet

Description du poste

Finalité :

• Assurer l’ensemble des opérations administratives et financières liées à l’organisation des jurys VAE (70%)

• Assurer les opérations administratives et financières de l’accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)

Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie B

Résidence administrative : IFPRA, Mont-Saint-Aignan

Missions principales :

Gestion administrative de l’organisation des jurys VAE

• Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d’inscription, les préparation jury

• Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi

• Mise à jour des dossiers candidats

• Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d’inspection et DDFPT

• Élaborer les convocations et ordres de mission

• Établir les documents légaux d’examen selon les exigences de la DEC

• Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord

• Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae

• Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes

• Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l’archivage des pièces comptables

• Travailler sur l’amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA

Suivi financier de l’organisation des jurys VAE

• Devis Conventions de prestations

• Service fait et vérification des factures

• Saisie des factures

• Demande de paiement

Suivi financier des conventions d’accompagnement en fonction des besoins du service

Relations hiérarchiques :

Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.

Particularités fonctionnelles :

En dehors des périodes d’organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.

Connaissances :

• Connaissance de la VAE

• Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale

• Notions sur la réglementation financière

Profil professionnel :

• Bonnes capacités rédactionnelles

• Bonnes capacités relationnelles

• Capacité d’adaptation

• Rigueur et méthode

• Discrétion professionnelle

• Aptitudes à travailler en équipe

Compétences opérationnelles :

• Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales

• Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique

• Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l’institution