Assistant de gestion VAE (H/F)

GIP FORMATION CONTINUE ET INSERTION PROF; Paris; Hybride; EUR 22 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d’entreprise

45 jours de congés + 3 à 5 jours bonif

Télétravail possible 1 jour/semaine

Résumé du poste

GIP FORMATION CONTINUE ET INSERTION PROF recrute pour un poste en charge du suivi administratif et financier de la VAE, dans le cadre d’un remplacement de 3 mois renouvelable. Vous gérerez les dossiers, les budgets et les relances, et assurerez l’accueil et l’appui des candidats et entreprises.

Vous maîtrisez les procédures VAE et les outils de gestion (IVAE, GFI, CHORUS) et vous travaillez en lien avec le département DAVA. Télétravail possible 1 jour/semaine selon les missions.

Qualifications

• Diplômé(e) d'un Bac+3 minimum et au moins 3 années d'expérience sur un poste similaire en gestion administrative ou financière, idéalement dans le secteur VAE.
• Bonne connaissance du dispositif VAE et de son environnement administratif.
• Maîtrise des conventions, des financements OPCO et des modalités CPF.

Responsabilités

• Constituer les dossiers financiers VAE des candidats et des entreprises (chéquiers VAE, conventions, CPF, OPCO).
• Suivre les conventions et les frais de certification; émettre et relancer les factures liées à la VAE.
• Réaliser le suivi administratif et financier des activités VAE et produire les tableaux de bord et reportings.
• Constituer les groupes d'accompagnement VAE et assurer le suivi de la planification des actions.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Relationnel candidat/partenaires

Rigueur et organisation

autonomité et réactivité

Formation

Bac+3 minimum

Outils

IVAE

CHORUS

GFI

Description du poste

Qui sommes-nous ?

Le réseau de la formation professionnelle de l'académie de Paris : Paris Formations & Compétences (bilans de compétences, VAE, formations par apprentissage, formation continue, ingénierie de formation) accompagne tous les publics tout au long de la vie. Nos missions : garantir l'insertion et la réussite professionnelle à tous nos bénéficiaires.

Vos missions

Rattaché(e) au département du DAVA, vous serez un acteur clé du déploiement et du suivi liée à la Validation des Acquis de l'Expérience (VAE), dans le cadre d'un remplacement de 3 mois renouvelable. À ce titre, vous contribuerez à la continuité du suivi qualité des parcours VAE, à l'accompagnement des acteurs concernés et au respect des exigences réglementaires et des référentiels en vigueur.

Gestion administrative et financière de la VAE :

Constituer les dossiers financiers VAE des candidats et des entreprises (chéquiers VAE, conventions individuelles et entreprises, CPF, OPCO).

Assurer le suivi administratif et financier des conventionnements (accompagnement et frais de certification).

Contrôler les émargements avant facturation.

Émettre, suivre et relancer les factures liées à la VAE.

Utiliser les outils de gestion VAE et financiers : IVAE, fichiers de suivi des conventions, GFI, CHORUS, EDOF.

Assurer le suivi financier de l'activité VAE et produire les tableaux de bord et reportings (IVAE).

Suivi de l'activité d'accompagnement VAE

Constituer les groupes d'accompagnement VAE du DAVA.

Assurer le suivi de la planification des actions d'accompagnement.

Appuyer l'organisation administrative des parcours VAE des candidats.

Information, accueil et premier niveau de conseil VAE

Traiter les demandes des candidats et des entreprises relatives à la VAE et à ses modalités de financement.

Assurer l'accueil téléphonique et le premier niveau d'information.

Participer aux entretiens d'information collective ou individuelle et à l'animation de réunions, en appui de l'équipe.

Organisation des sessions de validation

Participer à l'organisation administrative des sessions de validation VAE.

Réaliser la saisie et le contrôle des données dans les outils dédiés, selon les besoins du service.

Démarche qualité VAE

Appliquer et suivre les procédures qualité mises en œuvre au sein du DAVA et du GIP FCIP.

Contribuer à la production et à la mise à jour des outils nécessaires à la démarche qualité.

Participer à l'amélioration continue des processus administratifs VAE.

Liste non exhaustive

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Profil recherché

• Vous êtes diplômé(e) d'un Bac+3 minimum et disposez d'au moins 3 an d'expérience sur un poste similaire en gestion administrative ou financières, idéalement dans le secteur de la VAE.
• Bonne connaissance du dispositif VAE et de son environnement administratif.
• Maîtrise des conventions, des financements OPCO et des modalités CPF.
• Capacité à constituer et suivre des dossiers administratifs et financiers VAE.
• Aisance dans la relation avec les candidats, entreprises et partenaires.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi (bases de données, tableaux de bord).
• Rigueur, sens de l'organisation et respect des procédures.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe.
• Autonomie, réactivité et sens du service public.

Avantages

• 75% du titre de transport,
• Accès au restaurant d'entreprise,
• 44 jours de congés + 3 à 5 jours bonifiés,
• Télétravail possible 1 jour/semaine selon missions.

Rémunération comprise entre 22 000 et 25000 euros brut / an selon profil. (Cat A) - CDD 3 mois - Temps plein (37h/semaine) - 1 607 h annuelles.