Assistant de Gestion H/F

France Travail; Le Mail; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

France Travail Béziers recherche un(e) Assistant(e) de gestion pour soutenir les services administratifs, financiers et organisationnels du centre. Vous serez le point de liaison entre les apprenants, les clients, les formateurs et la Direction, avec une activité variée et professionnelle.

Vous assurez l'accueil, la gestion des inscriptions et des examens, la facturation, le suivi des paiements et le rapprochement bancaire, dans le respect des procédures et des délais.

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans en assistanat de gestion, administration, comptabilité ou dans un organisme de formation.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance de Pennylane appréciée.
• Bases en comptabilité : facturation, suivi des règlements, rapprochements bancaires.
• Anglais niveau B1 suffisant pour renseigner un public anglophone sur nos formations et services de traduction.

Responsibilities

• Accueil et relation avec le public
• Accueil physique des apprenants, clients et visiteurs
• Accueil téléphonique et gestion des emails
• Réponse aux demandes et orientation des interlocuteurs
• Inscriptions et examens
• Inscriptions au TCF et à l'examen civique
• Organisation et suivi des sessions d'examen, dans le respect des procédures officielles
• Suivi administratif des candidats (convocations, résultats, attestations)
• Gestion administrative et financière
• Préparation, émission et suivi de la facturation de l'ensemble des activités du centre
• Suivi des créances et relances clients
• Contrôle des factures des formateurs
• Rapprochements bancaires
• Transmission des éléments comptables et relation avec le cabinet d'expertise comptable
• Organisation et planning
• Gestion du planning des formateurs et planification des sessions
• Organisation des salles et des ressources
• Suivi des absences, modifications et changements de planning, en coordination avec la Responsable Formation
• Gestion des demandes de traduction (en support de la Directrice)
• Réception et analyse des demandes
• Préparation et envoi des devis, relance des devis en attente
• Prise de contact avec les traducteurs partenaires
• Suivi des dossiers : respect des délais, réception des traductions, remise au client
• Facturation des clients

Skills

Gestion administrative

Anglais B1

Organisation et planning

Tools

Pack Office

Pennylane

Job description

Implanté à Béziers depuis de nombreuses années, notre centre accompagne particuliers, entreprises et apprenants dans leurs projets de formation en langues et bureautique mais aussi de traduction.Dans un environnement multiculturel, dynamique et humain, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion pour rejoindre notre équipe.

Votre rôle :

Sous la responsabilité de la Responsable Formation et de la Directrice du centre, vous assurez le bon fonctionnement administratif, financier et organisationnel de l'établissement. Vous êtes le point de liaison entre les apprenants, les clients, les formateurs, les traducteurs, la Direction et nos partenaires.

Vos missions :

• Accueil et relation avec le public
• Accueil physique des apprenants, clients et visiteurs
• Accueil téléphonique et gestion des emails
• Réponse aux demandes et orientation des interlocuteurs

• Inscriptions et examens
• Inscriptions au TCF (Test de Connaissance du Français) et à l'examen civique
• Organisation et suivi des sessions d'examen, dans le respect des procédures officielles
• Suivi administratif des candidats (convocations, résultats, attestations)

• Gestion administrative et financière
• Préparation, émission et suivi de la facturation de l'ensemble des activités du centre
• Suivi des créances et relances clients
• Contrôle des factures des formateurs
• Rapprochements bancaires
• Transmission des éléments comptables et relation avec le cabinet d'expertise comptable

• Organisation et planning
• Gestion du planning des formateurs et planification des sessions
• Organisation des salles et des ressources
• Suivi des absences, modifications et changements de planning, en coordination avec la Responsable Formation

• Gestion des demandes de traduction (en support de la Directrice)
• Réception et analyse des demandes (type de document, langues, délais)
• Préparation et envoi des devis, relance des devis en attente
• Prise de contact avec les traducteurs partenaires
• Suivi des dossiers : respect des délais, réception des traductions, remise au client
• Facturation des clients

Votre profil :

• Compétences et expérience
• Expérience d'au moins 2 ans en assistanat de gestion, administration, comptabilité ou dans un organisme de formation
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance de Pennylane appréciée
• Bases en comptabilité : facturation, suivi des règlements, rapprochements bancaires
• Anglais niveau B1, suffisant pour renseigner un public anglophone sur nos formations et nos services de traduction

• Qualités
• Rigueur et sens de l'organisation, capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Aisance relationnelle et sens du service
• Autonomie, esprit d'initiative et discrétion
• Goût du travail en équipe

Horaires de travail : 8h30-12h30 / 13h30 - 16h30

Experience: 2 An(s) - En gestion et comptabilitéCompétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documentsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités des sièges sociaux