REF 526 - Assistant(e) administratif(ve)

Beforma; France; Sur place; EUR 10 044 - 13 392; Temps partiel

Résumé du poste

Beforma, centre de formation, vous propose une alternance passionnante en partenariat avec une entreprise sur un poste d'Assistant(e) administratif(ve) à Sainte-Marie. Vous assurerez le traitement des courriels et courriers, la gestion et la mise à jour des plannings, et l'accueil téléphonique avec orientation des interlocuteurs dans un environnement administratif.

Cette alternance exige Bac validé et préparation d’un Bac+2, ainsi que le permis B et véhicule personnel en raison d’un accès peu

Qualifications

• Baccalauréat validé
• Préparation d'une formation Bac+2
• Permis B et véhicule personnel requis
• Excellent sens de l'organisation et rigueur
• Bonne capacité d'apprentissage et sens du service

Responsabilités

• Assurer le traitement et le suivi des courriels et courriers
• Participer à la gestion et à la mise à jour des plannings
• Préparer, contrôler et transmettre les documents administratifs aux prestataires extérieurs
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
• Réaliser les tâches administratives courantes : saisie de données, mise à jour de tableaux de suivi, classement et archivage des documents
• Contribuer au suivi administratif des dossiers et à l'organisation des activités du service

Connaissances

Maîtrise Word

Maîtrise Excel

Bonne expression écrite et orale en FR

Organisation et rigueur

Autonomie

Relationnel

Formation

Baccalauréat

Préparation Bac+2 en cours

Outils

Microsoft Teams

SharePoint

Outlook

Word

Excel

Description du poste

Notre centre de formation Beforma vous propose une opportunité d’alternance passionnante en partenariat avec une entreprise partenaire sur un poste d'Assistant(e) administratif(ve), à Sainte-Marie.

Vos missions :

• Assurer le traitement et le suivi des courriels et courriers
• Participer à la gestion et à la mise à jour des plannings
• Préparer, contrôler et transmettre les documents administratifs aux prestataires extérieurs
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
• Réaliser les tâches administratives courantes : saisie de données, mise à jour de tableaux de suivi, classement et archivage des documents
• Contribuer au suivi administratif des dossiers et à l'organisation des activités du service

Les pré-requis :

• Bac validé
• Préparation d'une formation Bac+2.
• Être titulaire du permis B et disposer d'un véhicule personnel (site peu desservi par les transports en commun)
• Faire preuve d'un excellent sens de l'organisation, d'une grande rigueur et d'une réelle motivation pour évoluer dans un environnement administratif
• Bonne capacité et volonté d'apprentissage, un sens du service développé et une aisance dans les relations professionnelles

Compétences obligatoires :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook ou équivalent) et aisance avec les outils numériques
• Bonne expression écrite et orale en français
• Comprendre et s'exprimer en français et en créole afin de s'adapter aux différents interlocuteurs
• Sens de l'organisation et rigueur dans le traitement des tâches administratives
• Capacité à travailler en appui direct d'une responsable et à assurer le suivi des consignes
• Capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Capacité à assurer le traitement et le suivi des courriels et courriers
• Organisation et gestion des plannings
• Capacité à préparer, contrôler et transmettre des documents administratifs
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs avec professionnalisme
• Rigueur dans la saisie, le classement, l'archivage et le suivi des dossiers
• Respect de la confidentialité et des procédures administratives

Compétences souhaitées :

• Connaissance des outils collaboratifs (Microsoft Teams, SharePoint...)
• Première expérience en secrétariat ou assistance administrative (long stage, alternance ou emploi)
• Connaissance des techniques d'accueil et de gestion administrative
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser les demandes
• Connaissance d'un logiciel de gestion administrative ou de planning

Savoir-être attendus :

• Sens de l'organisation et de la méthode
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Bon relationnel et sens du service
• Esprit d'équipe.
• Autonomie tout en sachant rendre compte
• Réactivité et capacité d'adaptation
• Ponctualité et sens des responsabilités
• Aisance dans la communication orale et écrite

Si ce poste est fait pour toi, alors n'hésite pas à postuler.