Assistant de gestion - H/F

Atol CD; Dijon; On-site; EUR 13,000 - 14,000; Part time

Benefits offered by this job

6e semaine de congés payés

Accord de participation

Prime vacances

Abonnements de transports 75%

Horaires flexibles

Temps partiel 50%

Job summary

Atol Conseils et Développements recherche un(e) Assistant·e de gestion en CDI à mi-temps (50 %) pour le siège situé à Gevrey-Chambertin (21). Vous intégrez le pôle Administration & Finance et assurez l’accueil, la gestion des moyens généraux et le suivi administratif et des ventes via le CRM.

Profil Bac+2 en gestion/administration ou comptabilité, maîtrise d’Excel et des outils collaboratifs, sens du service et autonomie.

Qualifications

• De formation Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Rigueur, organisation et capacité à prioriser.
• Réactivité et autonomie.
• Bon relationnel et sens du service.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège.
• Suivre les moyens généraux: flotte, stocks, commandes et réassorts.
• Rédiger et mettre en forme divers courriers et documents administratifs.
• Suivre les dossiers d’assurance et sinistres; traitement en lien avec les assureurs.
• Réceptionner et saisir les bons de commande; suivre les commandes dans le CRM.

Skills

Rigueur

Organisation

Priorisation

Réactivité

Autonomie

Relationnel

Sens du service

Excel

Outils collaboratifs

Messagerie instantanée

Education

Bac+2 en gestion/administration/comptabilité

Tools

CRM

GED

Job description

Atol Conseils et Développements conçoit et développe des applications web et mobile au profit d’acteurs majeurs des secteurs publics et privés en France. Entreprise dynamique, nous avons connu ces cinq dernières années une solide croissance en passant de 120 à 270 collaborateurs, tout en nous appuyant sur des valeurs importantes comme le développement durable, l’autonomie, la collaboration et l'excellence technique.

Le Poste

Assistant de gestion H/F - Gevrey-Chambertin (21) - Contrat : CDI à mi-temps (50%)

Vous aimez la polyvalence, être au contact d’interlocuteurs variés et vous sentir utile ? Découvrez notre offre d’Assistant·e de gestion !

Vous rejoignez le pôle Administration & Finance, une équipe de 5 personnes complémentaires et engagées, en charge de la fiabilisation et du suivi des données administratives, commerciales et financières de l’entreprise.

Gestion De L’accueil

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège de l’entreprise
• Réceptionner les livraisons et assurer leur bonne distribution

Gestion Des Moyens Généraux

• Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : entretien, réparations, contrôles techniques, contrats et gestion des sinistres.
• Suivre les stocks de fournitures et consommables et assurer les commandes et réassorts nécessaires.
• Organiser la logistique de certains événements internes et professionnels : repas, réunions, team buildings, accueil de clients, etc.
• Réaliser le suivi des prestations nécessaires au bon fonctionnement des sites : entretien, maintenance, sécurité, recyclage, climatisation, plomberie, contrôles réglementaires, etc
• Être l’interlocuteur·rice des prestataires : qualifier les demandes d’intervention, organiser leurs interventions, suivre leur réalisation et s’assurer de la bonne résolution des problèmes.
• Recueillir les dysfonctionnements ou besoins signalés par les collaborateurs, les qualifier, les traiter directement lorsque cela est possible ou les faire remonter à la direction.

Gestion Administrative

• Contrôler les notes de frais et assurer les échanges nécessaires avec les collaborateurs en cas de justificatif manquant ou non conforme.
• Assurer le suivi administratif des dossiers d’assurance et des sinistres concernant les véhicules et les locaux, en lien avec les interlocuteurs internes et les assureurs.
• Rédiger et mettre en forme différents courriers et documents administratifs à partir de modèles existants.
• Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs courants.
• Assurer le classement et l’archivage des documents, notamment dans la GED.

Administration Des Ventes

• Réceptionner et saisir les bons de commande transmis par les clients
• Assurer le suivi des commandes dans le CRM en vue de leur facturation

Profil Recherché

• De formation Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité, vous disposez idéalement d’une première expérience professionnelle sur un poste similaire.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l’aise avec les outils collaboratifs et de communication (messageries instantanées).
• Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à prioriser, ainsi que pour votre réactivité et votre autonomie.
• Doté·e d’un bon relationnel et d’un sens du service, vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et d’assertivité pour solliciter, relancer, alerter et faire avancer les sujets.

Conditions De Travail & Avantages

• Poste en CDI, basé à Gevrey- Chambertin
• Temps de travail : temps partiel 50% (17.5 heures par semaine)
• Rémunération pour un temps partiel 17.5 h/ semaine : entre 12.5 K€ et 14K€ brut annuel
• Horaires flexibles avec des plages fixes et des plages souples
• Le poste implique des contraintes horaires liées à l’activité, avec des prises de poste ponctuellement matinales (accueil de prestataire à 8h par exemple)
• Déplacements ponctuels au sein de nos agences (3 sites à Dijon)
• 6e semaine de congés payés
• Accord de participation et prime vacances
• Abonnements de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%

Processus De Recrutement

• Un premier échange téléphonique avec Laetitia, Chargée RH, pour mieux comprendre votre parcours, vos motivations, vos attentes, et vous présenter plus en détail le poste, l’équipe Administration & Finances et la culture d’Atol CD.
• Un entretien en présentiel avec la Responsable du pôle Administration & Finance et un interlocuteur RH, pour approfondir vos compétences métier et relationnelles, votre projection dans le poste, votre approche, et répondre à toutes vos questions

Engagée en faveur de la diversité, notre entreprise étudie à compétences égales toutes les candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap.