Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière de la Maison de la Simulat[...]

CEA; Saint-Aubin-des-Châteaux; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d’entreprise

Transport pris en charge à 75 %

Navettes Paris-Saclay

Résumé du poste

Maison de la Simulation recherche un(e) Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière pour soutenir le fonctionnement d’une unité multi-tutelle (CEA/CNRS/ Universités). Vous aurez la gestion des agendas, l’organisation de réunions et le suivi des dossiers administratifs et financiers, tout en coordonnant les activités entre les tutelles et les partenaires internationaux.

Le poste implique le support logistique et la préparation des rapports d’activité, ainsi que l’accueil

Qualifications

• Diplôme Bac+2/3 dans l’assistanat de direction, de la gestion administrative ou financière.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de direction et la gestion des agendas de la direction.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Réactivité

Aisance relationnelle

Rédaction

Discrétion

Esprit d’équipe

Anglais professionnel

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Bac+2/3 assistanat de direction

Outils

MS Office

Description du poste

Vous souhaitez contribuer au fonctionnement d’une unité scientifique au cœur de projets nationaux et internationaux ? Rejoignez la Maison de la Simulation, unité d’appui et de recherche multi-tutelle portée par le CEA, le CNRS, l’Université Paris-Saclay et l’Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, en tant qu’Assistant(e) de direction et de gestion administrative et financière. Sous l’autorité du directeur de la Maison de la Simulation, vous contribuerez au fonctionnement administratif de l’unité, à la coordination des activités de direction, à l’organisation des manifestations scientifiques ainsi qu’au suivi administratif, logistique et financier de plusieurs réseaux scientifiques.

Profil du candidat

Vous êtes titulaire d’un diplôme Bac+2/3 dans le domaine de l’assistanat de direction, de la gestion administrative, financière ou du management des organisations. Vous justifiez idéalement d’une première expérience dans un laboratoire de recherche, un établissement public ou un environnement multi-partenarial.

• Assistance à la direction :
• Assurer le secrétariat de direction et la gestion des agendas de la direction.
• Organiser les réunions de direction, conseils d’unité, assemblées générales et réunions des tutelles.
• Préparer les convocations, dossiers de séance et assurer le suivi des actions décidées en réunion.
• Participer à la préparation des rapports d’activité, bilans et documents stratégiques de l’unité.
• Gestion administrative de l’unité :
• Assurer la gestion administrative de la Maison de la Simulation, unité multi-tutelle (CEA, CNRS, Université Paris-Saclay et UVSQ), en lien avec les services administratifs des différentes tutelles.
• Assurer le suivi administratif des personnels, l’accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, doctorants, visiteurs et départs.
• Préparer les demandes d’accès aux sites et les dossiers administratifs.
• Gérer les courriers, conventions, parapheurs et circuits de signature.
• Assurer l’interface avec les services RH, finances, achats, sécurité et informatique des différentes tutelles.
• Gestion des missions et organisation d’événements scientifiques :
• Organiser les déplacements en France et à l’international, préparer les ordres de mission et assurer le suivi administratif des remboursements.
• Participer à l’organisation des séminaires, formations, écoles thématiques, workshops et conférences nationales et internationales.
• Assurer la logistique des événements, la gestion des inscriptions, l’accueil des intervenants et la coordination avec les prestataires et services supports.
• Gestion administrative et financière des réseaux scientifiques :
• Assurer la gestion administrative et financière de l’ORAP (Organisation associative du parallélisme), notamment le suivi administratif et budgétaire des activités du réseau, des conventions et des financements.
• Assurer la gestion administrative et financière du nœud francilien CECAM-FR-MOSER hébergé à la Maison de la Simulation.
• Organiser les réunions avec les partenaires, assurer le suivi administratif des événements scientifiques, suivre les financements associés aux activités du nœud et contribuer à la préparation des rapports d’activité.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens de l’organisation et votre rigueur, vous permettant de planifier vos activités, de gérer plusieurs dossiers simultanément et d’assurer un suivi fiable des missions confiées.
• Votre autonomie et votre réactivité, vous permettant de vous adapter aux besoins d’une unité scientifique en constante interaction avec de nombreux interlocuteurs.
• Votre aisance relationnelle et votre sens du service, vous permettant de collaborer efficacement avec des profils variés (chercheurs, ingénieurs, personnels administratifs, partenaires et services supports).
• Vos qualités rédactionnelles et votre capacité de synthèse, indispensables pour préparer des comptes rendus, documents administratifs et supports de réunion.
• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité, nécessaires dans le suivi des activités administratives et financières de l’unité.
• Votre esprit d’équipe et votre capacité d’adaptation, vous permettant d’évoluer dans un environnement multi-tutelle et international.

Compétences attendues :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs. Connaissance des règles de gestion administrative et financière.
• Capacité à organiser des réunions, événements scientifiques et activités administratives.
• Aisance avec les outils numériques de gestion et de collaboration.
• Maîtrise de l’anglais professionnel appréciée pour les échanges avec les partenaires internationaux.

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant la Maison de la Simulation (MdlS), vous évoluerez au sein d’une unité ouverte sur des projets nationaux et internationaux, en interaction avec des communautés scientifiques, des établissements partenaires et de nombreux acteurs de la recherche.

…ET CE N’EST PAS TOUT !

• Un écosystème scientifique innovant, au service de projets à fort enjeu.
• Des formations pour renforcer vos compétences et accompagner votre évolution.
• Un équilibre vie privée / vie professionnelle.
• Un CE riche en avantages sociaux, culturels et sportifs.
• Des avantages pratiques : restaurant d’entreprise, transport pris en charge à 75 %, navettes depuis Paris, etc.

Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l’intégration des personnes handicapées, cet emploi est ouvert à toutes et à tous. Le CEA propose des aménagements et/ou des possibilités d’organisation pour l’inclusion des travailleurs handicapés.

Localisation du poste

Site : Saclay

France, Ile-de-France, Essonne (91)

Ville : Saint-Aubin L'Orme des Merisiers

Critères candidat

Langues : Anglais (Intermédiaire)

Formation recommandée : Diplôme Bac+2/3 dans l'assistanat de direction

Demandeur

Disponibilité du poste : 01/09/2026