Assistant de gestion administrative F/H - La Courbaisse

Adapei 69; Lyon; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Adapei 69, via l’ESAT La Courbaisse à Lyon, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l’accueil et la gestion administrative courante. Vous serez chargé(e) du courrier, des emails et de la diffusion des informations, ainsi que du suivi des procédures et de la facturation.

Profil demandé: Bac+2 en secrétariat/gestion ou expérience équivalente, sens de l’organisation, discrétion et maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (Octime).

Qualifications

• Formation Bac+2 en secrétariat et/ou gestion ou expérience équivalente.
• Maîtrise des outils informatiques et du logiciel métier.
• Savoir accueillir et orienter les interlocuteurs, gestion administrative courante.

Responsibilities

• Gérer l’accueil physique et téléphonique.
• Assurer le suivi administratif courant (courrier, emails, diffuse des informations).
• Mettre à jour les affichages et les tableaux de bord.
• Suivre les contrôles réglementaires et les échéances.
• Établir et transmettre les factures et suivre les règlements.

Skills

Organisation

Discrétion professionnelle

Maîtrise informatique

Accueil client

Gestion administrative

Education

Bac+2 en secrétariat et/ou gestion

Tools

Octime

Job description

Situé à Lyon 8ième, l’ESAT La Courbaisse dispose d’un agrément de 144 places (déficience intellectuelle et handicap psychique). L’Etablissement médico-social a pour mission d’accompagner des personnes en situation de handicap, en favorisant leur insertion socioprofessionnelle et le développement de leurs compétences.

Missions

L’AGA, sous l’autorité administrative de la Directrice d’établissement et conformément à la mission, aux valeurs et au Projet associatif de l’Adapei 69 aura pour missions principales :

• Gestion administrative de l’établissement
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gérer le courrier, les courriels et la diffusion des informations.
• Mettre à jour les affichages de l’établissement.
• Assurer le suivi administratif courant (commande des repas, suivi documentaire, …)
• Suivre les contrôles réglementaires, les échéances et les documents obligatoires, notamment le registre unique de sécurité.
• Mettre en place et actualiser les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité.
• Participer à la mise à jour des procédures et à la démarche qualité.
• Assurer la suppléance du second assistant de gestion administrative en son absence.
• Suivi administratif des travailleurs d’ESAT
• Mettre à jour les plannings et les pointages dans le logiciel Octime.
• Contribuer à la mise à jour des informations administratives dans le dossier unique de la personne accompagnée.
• Facturation commerciale
• Établir les factures clients à partir des données du logiciel commercial et veiller à leur bonne transmission aux clients.
• Suivre les règlements et effectuer les relances clients.

Profil

De formation Bac+2 en secrétariat et/ou gestion idéalement ou avec une expérience significative dans un poste similaire

Vous avez envie de travailler en milieu associatif auprès de personnes en situation de handicap. Vous aimez les tâches polyvalentes et savez faire preuve d’organisation. Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers. Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion professionnelle.