Assistant de Direction – Secrétariat du Maire

Ville de Rueil; France; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Rueil recherche un agent pour assurer l’accueil téléphonique et physique, la gestion du courrier et le suivi administratif du secrétariat du Maire. Le poste implique de renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages, et d’assurer l’interface avec tous les services.

Vous participerez à l’archivage, au suivi des courriers et à la diffusion des informations au sein du secrétariat, avec une organisation rigoureuse et un sens du service public.

Responsabilités

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages
• Assurer l'interface avec l'ensemble des services
• Procéder aux classements des dossiers «papier»
• Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
• Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
• Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
• Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

Description du poste

Ville de Rueil recherche un agent pour assurer l’accueil téléphonique et physique, la gestion du courrier et le suivi administratif du secrétariat du Maire. Le poste implique de renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages, et d’assurer l’interface avec tous les services.

Vous participerez à l’archivage, au suivi des courriers et à la diffusion des informations au sein du secrétariat, avec une organisation rigoureuse et un sens du service public.