Assistant de Direction auprès du Maire

Ville de Rueil; France; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Rueil recherche un agent pour assurer l’accueil téléphonique et physique, la gestion du courrier et le suivi administratif du secrétariat du Maire. Le poste implique de renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages, et d’assurer l’interface avec tous les services.

Vous participerez à l’archivage, au suivi des courriers et à la diffusion des informations au sein du secrétariat, avec une organisation rigoureuse et un sens du service public.

Responsabilités

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages
• Assurer l'interface avec l'ensemble des services
• Procéder aux classements des dossiers «papier»
• Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
• Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
• Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
• Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

Description du poste

Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense. Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

Accueil téléphonique et physique

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages
• Assurer l'interface avec l'ensemble des services
• Procéder aux classements des dossiers «papier»
• Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
• Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
• Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
• Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

Traitement des informations

• Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre

Gestion du courrier

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Assurer le suivi d'un chrono
• Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat
• Suivi des courriers à travers un logiciel dédié