Assistant de Direction Polyvalent — Pilotage Admin

Versailles Grand Parc; Versailles; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle d'entreprise

Remboursement transport 75%

Congés + RTT

Job summary

Versailles Grand Parc recherche un(e) agent administratif(ve) en CDD à Versailles. Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, le secrétariat de la direction et l'organisation des réunions avec planification et préparation des documents.

Vous assurez le suivi administratif des dossiers PFAC et des contrôles, créez des tiers dans E-Sedit et gérez les tableaux Excel et l’archivage selon les règles documentaires. Poste en 39h, congés et RTT selon cycle.

Qualifications

• Formation dans le domaine administratif (Bac Pro Secrétariat, BTS assistant de direction).
• Expérience en secrétariat.
• Savoir être : sens du service public, rigueur, organisation, autonomie et confidentialité reconnus.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et interlocuteurs de la direction.
• Secrétariat de la direction: saisie et traitement des courriers et mails reçus sur la boîte générique et notes internes.
• Organiser les réunions de la direction: planification, invitations, réservation des salles et préparation des documents nécessaires.
• Suivi administratif des dossiers de participation PFAC et financement de l'assainissement collectif: tenue des tableaux de suivi, lettres d'information, relances et réponses aux administrés.
• Créer les tiers dans le logiciel E-Sedit et établir les états de recouvrement ou les annulations de titres liés notamment à la PFAC, à l'assainissement non collectif et aux remboursements d'intervention.
• Assurer le suivi administratif des contrôles des poteaux incendie: mise à jour des tableaux, préparation des courriers et relances.
• Mettre à jour et fiabiliser les tableaux de bord sous Excel de la direction: courriers reçus, tableau de suivi des contrôles, congés, astreintes et autres suivis d'activité.
• Commandes de fournitures administratives, de produits pharmaceutiques et des autres besoins courants de la direction.
• Être la référente fonctionnelle de la direction pour le logiciel « x-bus ».
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers, dans le respect des règles de gestion documentaire.
• Rechercher, consolider et diffuser les informations utiles à l'activité de la direction.
• Contribuer au suivi administratif des enquêtes publiques, des délibérations et des conventions.

Skills

Service public

Rigueur et organisation

Autonomie

Confidentialité

Communication écrite

Réactivité

Gestion d'urgence

Esprit d'équipe

Disponibilité

Education

Bac Pro Secrétariat

BTS Assistant de direction

Tools

Excel

E-Sedit

X-bus

Job description

Versailles Grand Parc recherche un(e) agent administratif(ve) en CDD à Versailles. Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, le secrétariat de la direction et l'organisation des réunions avec planification et préparation des documents.

Vous assurez le suivi administratif des dossiers PFAC et des contrôles, créez des tiers dans E-Sedit et gérez les tableaux Excel et l’archivage selon les règles documentaires. Poste en 39h, congés et RTT selon cycle.